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契約書に印鑑は必要か
日本では契約を結ぶ際は印鑑を押すケースが通例のため、印鑑は必要だと思われる方も多いでしょう。
しかし、結論から申し上げますと原則、契約は印鑑がなくても成立します。
法律上では、契約書に印鑑を義務付けているものはございません。
その答えは、民事訴訟法 第228条 第4項の内容で明らかとなっております。
以下抜粋
｜私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する
「真正に成立したものと推定する」とは、正しい契約で成立したと認めるという意味です。
つまり、契約書など私文書の中に、契約者ご本人の署名か、ご本人の意思に基づく代理人の署名や押印があれば成立する、とあり、必ずしも「印鑑」を義務付けてはおりません。
それにもかかわらず、なぜ私たちは印鑑を押すのでしょう？
それは、印鑑を押すことで、当人の意思に基づいた契約だという証明になり、書類の信用度を高めることができるからです。
印鑑がないよりもある方が、第三者に対して「当人たちが契約書の内容を確認し同意した」という意思を証明しやすくなるのです。
よって、法律上、契約書に印鑑は必ずしも必要なものではありませんが、印鑑があることでお互いの意思を確認する証拠としてより強固になるため、実際には印鑑を押すことが一般的となっています。
押印と署名の違い
さて、印鑑を押す意味について確認できたところで、
前項の民事訴訟法で触れた「署名」と「押印」の違いについても整理しましょう。
まず、「署名」とは、ご本人が手書きで書いた氏名を指します。
自署(サイン)とも呼ばれます。似たような言葉に「記名」がありますが、これは署名以外の方法で記載することを指します。例えば、ゴム印で押された氏名や、印刷による氏名、他人が代筆した氏名が該当します。
「署名」はご本人の筆跡から筆跡鑑定ができ、最終的にご本人のものと証明できるため、法的効力が高いとされています。一方で「記名」は本人が書いたものではないため、他人が無断で記入している可能性もあります。そのため記名の場合は合わせて印鑑がなければ効力として認められません。
ここで必要になるのが「押印」です。
「押印」とは字の如く「印鑑を押す」という意味で、記名に「押印」を足すと、署名と同等の効力を持ちます。
ただし、一般的には署名の方が法的能力は高いとされています。
このように法的能力の高さは組み合わせによって変化いたします。
「押印」の詳細や組み合わせ別の法的能力の高さについては、下記コラムで詳しく解説していますのでご興味のある方は合わせてお読みください。
参考コラム：『押印とは？捺印との意味の違いや法的効力について解説！』
仕事に使う印鑑と法的効力
ビジネスシーンでは業務上様々な印鑑が使われますが、実は法的効力についてはどれも差はありません。
これは先述しましたとおり、契約そのものは法律上、原則としてお互いの合意があれば口約束でも成立するからです。しかしほとんどの場合、口約束では後々トラブルに繋がるため契約書を交わすのですが、ここで「誰と誰が合意したものなのか」という証明に、印鑑は重要な役割を果たします。例えば、代表印であれば会社の意思で契約を交わしたことになるため、その根拠として強いものになるでしょう。さらに役所へ登録している実印でもあるため、より確実なものであると証明できます。したがって、重要な書類には実印を使用したほうが会社の意思を対外的に示すものとして効果的です。
このように、印鑑自体の法的効力に差はありませんが、印鑑よってそれぞれ特徴があるため、正しく理解し、状況に応じての使い分けが必要になるのです。
次は、ビジネスでよく使われる、代表印・銀行印・社印・ゴム印の特徴と使われるシーンについてそれぞれ見ていきましょう。
代表者印
代表印とは、代表者が会社の代表として、会社の意思を対外的に表示する際に使われる印鑑のことです。
別名「丸印」と呼ばれます。一般的に多くの会社が設立の際に、代表印を実印として法務局に印鑑登録するため、「法人実印」「会社実印」などとも呼ばれます。
よって、会社の実印としての働きがあり、重要な契約書や公に提出する書類、官公庁へ提出する書類などに使われます。
見た目の特徴としては、形は丸く、印影が二重の円に分かれており、外側の円には会社名、内側の円には役職名が刻印されます。例えば、株式会社であれば「代表取締役之印」などと表記されます。
銀行印
銀行印とは、その名の通り銀行などの金融機関に届出をして、登録された印鑑のことです。
金融機関で新しく口座を開くときや、窓口で預金を引き出すとき、届出している内容が変更されるときなどに使われます。
銀行印を使用することで預金者本人という証明ができる為、例えばATMでは引き出せない高額な金額でも窓口にて引き出すことができます。
見た目の特徴としては、代表印とあまり変わりません。印影が二重の円に分かれており、外側の円には会社名、内側の円には「銀行之印」と表記されます。
社印（角印）
社印とは、ビジネスの中で日常的な業務として行われることに対し使用される印鑑のことです。
例えば、取引先に発行する自社の請求書や見積書であったり、社内用の通知書類など、日常的な書類発行の際に使われ、書類の発行先に間違いがないことを証明することができます。
代表印のように法務局へ届け出る必要はないので、認印の役割をもちます。
四角い形が特徴的で、別名「角印」とも呼ばれます。
見た目の特徴としては、四角い形の中に、会社名が刻印されています。基本的には縦書きで彫刻されていることが多いですが、最近では横文字表記の会社もあるため、読みやすさの観点から横書きで表す場合もございます。
ゴム印
ゴム印とは、その名の通り印面がゴムでできている印鑑のことです。
手書きで書くにはめんどうな住所や電話番号等を記す際に使われ、一般的には会社の封筒や領収書などビジネス文書全般に見られます。大量の書類に会社の住所や電話番号を表記しなければならない時、一つ一つ手書きでは手間がかかり現実的ではありません。そんな時、予め必要な情報を記したゴム印を使えば作業効率が高まります。
しかし、ゴム印は法務局に実印として登録することはできません。なぜなら材質がゴムでできているからです。ゴムは長年使うと経年劣化しやすく、変形やひび割れを起こしやすいものです。実印として登録した印影と実際の印影が違うと証明として機能しません。実際、自治体の印鑑登録のルールでも、ゴム印や変形しやすい印鑑の登録は不可とされているのです。
印鑑には朱肉が欠かせませんが、朱肉の油はゴムを劣化させやすくなります。使用後はインクがつかなくなるまで空押しして表面に残らないようにし、なるべく長く使えるよう手入れをしましょう。
契約書に押す印鑑の種類と位置
さて、前項ではビジネスでよく使われる印鑑についてご紹介しました。
中でも契約書は、対外的な取引を進める上で欠かせない書類ですので、印鑑にまつわるルールは特に意識して覚えておきたいですね。
そのような重要な書類である契約書ですが、実は様々な種類の押し方があるのをご存じでしょうか。契約書では、契約印・契印・割印・消印・訂正印・捨印と呼ばれるものが存在し、それぞれ押す位置も異なります。それでは次項にて詳しく見ていきましょう。
契約印（けいやくいん）
契約印とは、契約する本人が契約者の欄に署名した後に押す印のことです。契約者が内容を確認の上同意したという証明になります。
押し方としましては、特に法律上定められているものではありませんが、一般的には名前のすぐ後ろか、名前に一部被るように押すのが無難です。
決まったルールはないと申しましたが、あまりにも名前とかけ離れた場所に押すと、場所によっては別の印鑑の意味にとらえられることもございますし、何より相手先に常識を疑われてしまうでしょう。
あくまでも個人の常識の範囲内に任される部分はございますが、迷った場合は先方の押し方に倣うか、無難な方法で押すのがよいでしょう。
契印（けいいん、ちぎりいん）
契印とは、契約書が複数にわたる時に、それらのページが一体であることを示すために押す印のことです。
ページの抜き取りや差し替えを防ぐことができます。
別名ちぎりいんとも呼ばれます。
押し方としましては、各ページの見開き部分にまたぐように押します。
また、契約書が複数枚となると、各ページをテープなどで帯状に固定しまとめたもの（製本）を作る場合があります。そのような場合は、製本テープの帯の部分と契約書本体にまたぐように押しましょう。
印鑑は署名、記名に使用したものと同じものを使い、契約者が複数の場合は関係者全員が押します。
割印（わりいん）
割印とは、例えば原本や控えなど同様の契約書を2通以上作る時に、その契約書同士に関連性があることやそろいであることを証明するために押す印のことです。
これをすることで改ざんを防ぐことができます。
押し方としましては、契約する複数の契約書を少しずらして重なった部分にそれぞれかかるように押します。
印鑑は署名、記名に使用したものと同じ必要はありませんが、契印と同様、契約者が複数の場合は関係者全員が押します。
消印（けしいん）
消印とは、文書に貼った切手や収入印紙が使用済みということ表すために押す印のことです。
これをすることで再利用を防ぐことができます。
押し方としましては、切手や収入印紙と文書がかぶるように押します。
特に、契約関係者全員が押す必要はなく、使用済みということが示せればどなたか一人で構いません。契約で使った印鑑とは別のものをつかっても構いませんし、種類も問われません。
また、どうしても印鑑が手元にない場合、ボールペンで署名するでもよいでしょう。
ただし、簡単に消せてしまうシャープペンシルや鉛筆での署名は無効となるので避けましょう。
訂正印
訂正印とは、書類や契約書の間違った箇所を訂正するために押される印のことです。
これをすることで本人が確認し訂正を行ったものとして判断され、改ざんではないという証拠になりますので、契約書に使った印鑑と同じものを使うようにしましょう。押し方は、主に以下の目的別によって異なります。
・文字を訂正する場合：誤った文字を二重線で消し、上側に正しい文字を書いたら、二重線か二重線の近くに訂正印を押す。その後、隣に削除した文字数と追加した文字数を記入。(例:削除○文字、追加○文字)
・文字を追加する場合：書き加えたい箇所の文字と文字の間に「Ｖ」や「＜」等の記号をつけたし、そこに正しい文字を書いた後、横に訂正印を押す。その後、追加した文字数を記入。(例:追加○文字)
・文字を削除する場合：削除したい文字を二重線で消し、その上に訂正印を押す。その後、削除した文字数を記入。(例:削除○文字)
・数字を訂正する場合：誤った数字を二重線で消し、上側に正しい数字を書いたら、二重線の近くに訂正印を押す。その後、隣に削除した文字数と追加した文字数を記入。(例:削除○文字、追加○文字)
この時、句読点や記号も一文字としてカウントされますので十分注意しましょう。
捨印（すていん）
捨印とは、訂正箇所が必要な場合に備えて、あらかじめ文書の空欄に押しておく印のことです。
通常、訂正印は本人が行うものですが、該当の文書が自分の手元を離れて相手方にわたっている場合、いちいち本人が出向いて訂正印を押すのは面倒です。そのような場合、捨印は訂正印の代わりとして機能し、修正箇所の連絡を取り合っていれば、相手方の方で訂正することができます。
捨印を使って訂正する場合は、誤った文字を二重線で消し、近くに正しい文字を書いた後、捨印の近くに削除・追加した文字数を記入します。(例:✕文字削除△文字追加)
このように、便利な捨印ですがやみくもに使用するのは絶対に避けましょう。
なぜなら、修正の権限は相手方にあるため、こちらが意図しない箇所を勝手に訂正される可能性があるからです。
特に重要な契約書を締結するときは、捨印は使用せず、交わすようにしましょう。
捨印は、弁護士などの信頼できる相手を前提とし、誤字脱字程度の修正に限り使用するのが基本ですが、どうしても捨印を使用する際は、必ず相手方とどの範囲まで修正を行うのか確認し、事前に書面のコピーをとっておくなどの対策をしてください。
印鑑証明書とは
最後に、ビジネスシーンで使われる印鑑の中で押さえておきたい用語に「印鑑証明書」がございますのでご紹介します。
印鑑証明書とは、会社の代表印が、法務局に実印として登録されていることを証明する書類のことです。法務局に登録をすれば必要な時に取り寄せることができます。
印鑑証明書があることで、会社が確実に実在しており、会社の意思で契約を行っていることを対外的に示せます。
主な使用シーンとしましては、金融機関の法人口座を開く際や資金の借り入れ、事務所等の不動産の賃貸契約を結ぶ際に求められます。
また、印鑑証明書に関連することとして法律の観点から押さえておくべきポイントがございます。
以前は会社を設立する際、以下の法律に基づき、会社の実印を法務局に届け出ることが義務でした。
商業登記法第20条第1項より抜粋
|登記の申請書に押印すべき者は、あらかじめ、その印鑑を登記所に提出しなければならない。
しかし、令和3年2月15日、商業登記法第20条が改定されたことにより、オンライン申請の場合は届出の提出が任意となりました。つまり、オンラインの場合は印鑑登録をしなくても会社を設立できるようになったわけですが、現状、金融機関での融資を受ける際や重要な取引の際は印鑑証明書の提出が求められることがございます。届出をしていれば、いざという時にすばやく提出できる為、まだまだ届出は欠かせない手続きといえるでしょう。
電子サイン導入のメリット
さて、近年感染拡大防止によるテレワークやリモートワークを導入する企業が増えたことに伴い、「電子サイン」という言葉を耳にした方も多いでしょう。
電子サインとは、電子ファイルへサインした情報を記録するプロセス全体を指します。具体的にはPDFの書類へタッチペンで署名し、それをデータとしてを保管する一連の流れのことです。
これまで紙の契約書を印刷して製本して郵送し、文書棚に保管するといったプロセスに変わるデジタル技術ですので、業務効率の向上を期待できるのがメリットでしょう。
また、電子サインを使う際、ハンコによる印影は不要なのも大きなメリットです。
なぜかと申しますと、電子サインにおいては「電子署名」を合わせて利用するケースが多く、電子署名が印影の役割を果たすからです。
電子署名とは、通常紙で行う署名行為をデータ上で行うことで、いわゆる書類にハンコを押したりサインすることと同じような役割です。電子署名が効力として法律上認められるには、「本人性の証明」と「改ざんされていない事」の証明が必須になりますが、電子署名は高度な暗号技術と、第三者機関である認証局が発行する電子証明書によりその根拠を確実なものにできます。
電子署名の詳しい仕組みについては以下のコラムで詳しく解説していますので合わせてご覧ください。
参考コラム：『電子署名とは？認証の仕組みや導入方法・導入のメリットを解説』
以上のことから電子サインの導入は、作業効率を上げる点で検討する価値は大いにあるでしょう。
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まとめ
今回は、契約書における印鑑の必要性や、押す位置によって異なる役割をもつ印鑑について詳しくご紹介しました。また、仕事で使われる印鑑の種類や法的効力についてもご紹介させていただきました。
どれもビジネスを円滑に進める為に必要なルールですので予備知識として整理しておきましょう。
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