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割印とは？
契約書が2部以上ある場合、その2つが同一のものであるのか、関連性があるものなのか、それを証明する手段が必要となります。そこで、複数の契約書にまたがって押印し、文書を離したときに押した印鑑が半分ずつに残るようにする事で、同一性や関連性を証明することができます。このような押印の事を印鑑が二つに割れるという事から「割印」と呼びます。
割印の役割
繰り返しになりますが、割印は、2部以上の契約書における同一性や関連性について証明する役割がございます。
契約書自体、複数当事者の権利と義務について書いた書類でありますので、その契約における当事者人数分の契約書を用意する必要がございます。
このような場合2部以上の契約書は同じ内容であるとするため、契約書を重ねて、タテ・ヨコにずらし、そのずらした部分へまたがるように押印することで、同一性を証明し、改ざんされることを防ぐ、という役割を持たせております。
そして、「割印を押す必要がある場面」としましては、後述する「契約書とその控え」といった場合や、「3通以上の契約書の場合」、あるいは契約書に限らず、「切り取れる控えのある領収書とその控え」というような場合等が考えられます。
契印との違い
割印と似たような言葉で、複数のページの契約書の場合に、製本した袋とじ部分へ押印する「契印」がございます。
割印が、「2部以上」の契約書への改ざん防止の役割をするのに対して、契印は「複数枚に渡る」契約書への改ざん防止というものであり、混同されがちな言葉ではございますが、役割が異なる押印となります。
割印の正しい押し方とは？
契約書とその控えに押す場合
契約書へ署名する全員分の印鑑にて、書類をタテ・ヨコにずらした状態で重ねて、2つにまたがるように押印します。
後から押す当事者の場合は、最初に押してある割印がずれないように書類の位置を調整する必要がございます。
切り取りのある領収書とその控えに押す場合
領収書と控えの関連性を証明する事と金額の整合性を証明する目的として割印を押します。このケースの場合は、切り取り線など、切り取りがされる場所へまたがるように押印します。
3通以上の契約書に押す場合
当事者が3名以上の複数に渡る場合は、3通分の契約書に割印を押す、というケースも想定されます。
この場合は、3通すべてにまたがる割印が必要となりますが、一般的な印鑑の印面では長さが不足してしまいます。
その為、3通へ割印ができるように、1枚目と2枚目。2枚目と3枚目という形で、2箇所へ割印を押します。
割印を押し忘れてしまったら？
割印を押すことを忘れてしまうというケースも想定されるかと思います。
割印を押さなかったとしても、契約はそもそも双方の合意、署名押印にて成立はしておりますので、契約書への法的効力という観点においては問題はございません。
しかし、後から改ざんされるというリスクがございますので、トラブルや紛争を防止するためにも、契約当事者全員が割印を押してから保管するのがおすすめです。
また、押し忘れて後から割印をする事になった場合でも注意点が一つございます。
それは、契約書に変更が加えられたりしていないか、念の為の確認は必要という点です。
後からの割印を求められて直ぐに押すより、一度、内容について確認しておく事がリスクを抑える為に有効となります。
割印を押し直したいときは？
割印を押すのに失敗して押し直したいというケースもございます。
その場合、同じ位置に重ねてという考えもあるかもしれませんが、確実に同じ場所へ、不正と思われないように綺麗に押すのは大変難しいです。
失敗した割印へは訂正印で対応し、新たに場所を変えて押すということをおすすめいたします。
割印をキレイに押すコツ
印鑑マットの使用
割印を綺麗に押すためには印鑑マットを使用します。
印鑑マットを使用することで、重ねてある下の書類へも押印しやすく、擦れることなく綺麗に押す事ができます。
開いて押し、ページ間の段差をなくす
ページ数が多い契約書に割印する場合はどうでしょうか。厚さがある為、重ねた下の契約書まで押印するのが更に難しくなります。
このように、複数枚にわたる契約書への割印の場合は、その契約書を開き、ページの間の段差をなくして割印を押す事がポイントです。
この場合でも、印鑑マットがあれば、より綺麗に押す事ができます。
電子契約の場合
以上のように、割印は、契約書の改ざん防止、同一性を証明する上で重要な役割となりますが、以外に面倒な点も多いです。
電子契約での契約締結であれば、電子署名が非改ざん性を証明しますので、業務の効率を改善する事が可能です。
電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由
割印は当事者全員が行いますので、相手方にとっても面倒なことでございます。
相手方があっての契約行為ですので、電子契約「DX-Sin」では、契約の相手方の負担を軽減できるように、契約の相手側でのシステム登録を不要としたり受信者向けのガイダンスなどを充実させております。
無料プランの用意もございますので、まずは試してみたい、という方にもお勧めな電子契約サービスです。
まとめ
最後までお読みくださりありがとうございました。
「割印」「契印」「捨印」「捺印」、と押印に関わる言葉は様々です。
それぞれに目的があり、それぞれに果たすべき役割がございます。
一方でその押し方にはルールがあったり、当事者も複数いたりと面倒な点は否めません。
これらの「〇〇印」の為だけに出社をするといったケースも想定されます。
この機会に電子契約サービスでの運用もご検討してみてはいかがでしょうか。
