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労働条件通知書とは？
企業が事業を行う上では、必要な労働者を採用し雇用契約を結びます。
その際に必要となる書類が「労働条件通知書」です。
具体的には、雇用契約における労働の期間や賃金などの労働条件に係わる事項について記載します。
この労働条件通知書は、労働基準法により使用者となる企業へは作成が義務付けられており、労働者へ交付する必要がございます。
少し余談とはなりますが、労働基準法では「使用者」と「労働者」について定義を設けております。
使用者は、労働者を使用する立場にある者で、経営者や役員のみではなく、部下へ指揮命令を出す管理職も含まれます。
労働者は、使用者に使用されて賃金を支払われる側となります。無期雇用・有期雇用など雇用形態に関わらず、アルバイトなどの短時間労働者も含まれます。
そして、労働条件通知書は同じく労働基準法の定めにより、使用者側が労働者に対して交付することを義務付けております。
なお、補足となりますが、現在は労働者が希望する場合、労働条件通知書は電磁的な方法での提示も認められております。
労使間における言った・言わないのトラブルは多くございます。しっかりと法に定められる内容を明示し、更新時にも確認するようにしましょう。
雇用契約書との違いは？
労働条件に記載される労働条件へ、使用者も労働者も合意し、それらの合意した内容について、その証として結ぶのが雇用契約書です。
労働条件通知書は、労働基準法に定められており、使用者側から交付される書面となりますが、雇用契約書においては、契約当事者となる使用者と労働者の双方向による意思の確認がある書面である点が大きな違いです。
契約は原則、口頭でも成立しますので契約書面が必須というわけではありません。雇用契約書も同様で、必ずしも契約書の形式で発行しなくても良いものとなります。
一方、労働条件通知書の場合は、労働基準法にて作成と交付が義務付けられているという点も、雇用契約書との違いとなります。
とはいえ、労使間のトラブルは多くございますので、リスクを回避したりトラブルが発生した際の解決手段として、雇用契約書は適切な内容で結んでおいた方が良いでしょう。
なお、詳しくはこの後ご紹介いたしますが、労働条件通知書は雇用契約書を兼ねることも可能です。この場合、雇用契約書へ労働基準法に定められている必要な事項をすべて記載し、締結を行います。
兼用して対応するのは、効率的に雇用契約を進めたいという企業様に向いていると思います。
なお、雇用契約書については、以下コラムで詳しく解説しておりますので合わせてご覧ください。
労働条件通知書と雇用契約書は一つの書類にすることも
雇用契約書は必須となる書類ではございませんが、上述のとおり作成することが望ましい書類です。
そこで、必須となる労働条件通知書で、雇用契約書も兼用し労使間における書類を効率化することができます。
労働条件通知書と雇用契約書を、一つの書類とし「労働条件通知書兼雇用契約書」として対応するケースなどです。実務上の観点からも、雇用契約書に記載されるべき内容の多くは、労働基準法が求める労働条件の明示内容を兼ねることになります。兼用して作成するのは合理的な対応といえます。
ただし、企業によって記載事項で異なる点もあり内容量があまりにも膨大になるのであれば、雇用契約書を労働条件通知書とは分けて作成し管理した方が良い場合もございます。
いずれにしましても、労働条件通知書は法的に作成と交付が義務付けられていること、雇用契約書においては作成の義務はございませんが作成することが望ましいこと、2つの書類を兼ねて作成することも可能であること、についてはポイントとして抑えていただければと思います。
(外部：参考資料)
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000049
労働条件通知書の対象者
現社会では様々な雇用形態が存在します。どのような雇用形態であれ労働条件通知書は対象者となります。
雇用に関するいくつかの定義の観点から対象者について解説してみます。
常用労働者
常用労働者の定義は、厚生労働省によれば「期間を定めずに雇われている者」または「1カ月以上の期間を定めて雇われている者」です。
これに対し、「雇用契約期間が1カ月未満の労働者」のことを臨時労働者といいます。
常用労働者の定義の中には、正社員はもちろんですが、「1カ月以上の期間を定め」ている有期雇用となるパートやアルバイト、契約社員も含まれます。
このように常用労働者の定義の中では異なる雇用形態が想定されますが、すべてにおいて労働条件通知書の対象者であることに変わりはありません。
有期契約労働者
上述のとおり、有期契約の労働者においても労働条件通知書の対象者となります。
正社員と異なりあらかじめ雇用期間が定められており、契約機何の満了により更新されない場合は労働契約が終了となります。
このような場合でも労働条件通知書は交付の対象者となるということです。
短時間労働者
1週間の労働時間が短いパートタイム労働者やアルバイトなどの短時間労働者も、労働条件通知書の対象者です。
少子高齢化の進行にともない日本における労働力人口は減少しております。そのような中、パートタイム労働者などの短時間労働者、上述の有期契約労働者の雇用全体における割合も増えております。
そして、パートタイム労働者と有期雇用労働者の待遇やガイドラインについて定める「パートタイム・有期雇用労働法」が改正され、正社員との不合理な待遇差の禁止や、労働者に対する待遇に関する説明義務の強化がされております。
労働条件通知書については労働基準法に定められますが、短時間労働者などの雇用においては、パートタイム労働法の規定についても確認が必要となるという点に注意しましょう。
派遣労働者
さて、労働者を派遣元から雇用する派遣労働者の場合の労働条件通知書はどのように扱われますでしょうか。
派遣労働者を使用する側は派遣元と労働者の派遣契約を締結します。そして実際の労働者は派遣元と労働契約を結んでおります。
この場合はに労働条件通知書を交付する義務があるのは派遣元の会社となります。
派遣労働者へ賃金を支払うのは派遣元の会社となり、労働契約の締結も派遣元の会社と行いますので、労働者への指揮命令に関わらず、派遣元の会社が労働条件通知書を交付するという点を抑えておきましょう。
労働条件通知書の記載事項
以前に雇用契約書をテーマにしたコラムでも簡単にご紹介しておりましたが、労働条件通知書へ記載する内容は大きく、「絶対的明示事項」と「相対的明示事項」に分かれます。
絶対的明示事項は「必ず明示しなければならない事項」であり、相対的明示事項は「制度として定める場合には明示しなければならない事項」と解釈いただければと思います。
それぞれの項目について確認してみましょう。
絶対的明示事項
まずは絶対的明示事項です。
・労働契約、雇用契約の期間
・就業の場所
・従事すべき業務の内容
・始業および終業の時刻
・交代制のルール（労働者を2組以上に分けて就業させる場合など）
・所定労働時間を超える労働の有無
・休憩時間や休日、休暇について
・賃金の決定、計算、支払方法、締切日、支払日に関する事項
・退職に関する規定、解雇に関する規定
また、雇用形態がパートタイムやアルバイトなどの労働者の場合はパートタイム労働法なども関係することを解説しておりました。
短時間労働者へは次の4つの次項も明示する必要がございます。
・昇給の有無
・退職手当の有無
・賞与の有無
・（雇用管理の改善等についての）相談窓口（担当者の部署、役職、氏名など）
相対的明示事項
次に、相対的明示事項です。
・退職金、退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算、支払方法、支払日に関する事項
・賞与や各種手当など、臨時に支払われる賃金
・労働者に負担（食費、作業用品、その他）が発生する費用
・安全および衛生に関する定めに関する事項
・職業訓練に関して定める事項
・災害補償および業務外の傷病扶助に関する制度
・表彰、および制裁に関する種類や程度などの事項
・休職に関する事項
有期雇用、パート・アルバイト向けの通知書の明示事項
絶対的明示事項の項目にて、短時間労働者においては「昇給の有無」「退職手当の有無」「賞与の有無」「相談窓口」の4つの項目についても記載が必要であることをご紹介いたしました。
この中で相談窓口について補足いたします。
この相談窓口は、雇用管理の改善等に関して、労働者から相談に応じることができる窓口であり、組織の部署や具体的な担当者となります。人事部であったり、従事する場所の担当者であったりもしますが、名称に関わらず労働者へ明示するようにしましょう。
労働条件通知書のテンプレート
厚生労働省のホームページでは、労働基準法関係の主要様式をテンプレートとしてまとめております。
必要な様式を以下よりダウンロードいただけます。ご参照ください。
主要様式ダウンロードコーナー：厚生労働省https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoujouken01/
上記の中で、一般労働者用（常用、有機雇用形）における労働条件通知書のイメージは以下のとおりです。
労働条件通知書を発行するタイミング
では、労働条件通知書はどのようなタイミングで交付されるべきでしょうか。労働者側からは特に気になる点かもしれません。
一般的には、入社日に渡すというのが通常と解釈されがちですが、内定の段階など入社前に渡すケースも少なくありません。
内定段階で内定通知書と兼ねて渡す場合に注意が必要なのは、労働条件通知書に明示しなければならない事項を網羅できているかという点です。
内定段階で就業場所などが決まっていない、というケースも想定されます。
労働条件通知書にて明示しなければならない事項のすべてを網羅できていれば、採用の内定通知書と労働条件通知書を兼ねて発行して問題ございません。
労働条件通知書を作成するときの注意点
労働条件通知書には記載しなければならない事項が法律で定められております。
繰り返しとはなりますが、労働条件通知書に明示すべき事項を網羅するという点を、労働条件通知書を作成する際には注意するようにしましょう。
絶対的明示事項はもちろんですが、パートタイムやアルバイトなど短時間労働者の場合には、上述でご紹介しました追加の4項目についても漏れがないように注意しましょう。
労働条件通知書をもらった労働者が確認すべき事項5選
それでは労働者側で労働条件通知書を受け取る際には、どのような観点について確認すべきでしょうか。
特に注意すべき5選として「契約期間と入社日」「就業する場所」「賃金」「想定される残業時間」「休日」があげられます。
1.契約期間と入社日
有期雇用契約であれば契約期間の確認は大切なポイントです。
そして、転職で入社を考える場合は「入社日」についてもよく確認するようにしましょう。
転職では、現職との退職交渉も進めなければなりません。この退職交渉が長引き、入社日にずれ込んでしまい、入社日までに退職できない、という事にならないよう現職の退職に関する規定を確認し、転職先の入社日について調整しておくようにしましょう。
2.就業する場所
就業する場所については、配属先のみではなく、固定なのか転勤の可能性があるのかも確認しましょう。転勤について頻度や目安を事前に確認しておくのもおすすめです。
3.賃金
毎月支払われる月給の内訳や、賞与の有無などについても大切なポイントかと思います。
賞与については、有無の他、支給される条件であったり、どのように計算されるのかなどを確認しておくと良いでしょう。
4.想定残業時間
想定残業時間への記載、みなし残業における金額や想定時間など詳細内容についても確認しましょう。
5.休日
週休も、完全週休2日制としても土日が休みになるとは限りません。毎週2日休みがあるのか、土日が休みなのか、会社の休日に関する規定について確認してみましょう。
労働条件通知書は電子媒体でも可能
労働基準法は電磁的な措置によっても交付が可能です。労働者が希望している前提と、データを出力して書面とすることができる場合において、メールやFAXでの手段を講じることが可能となります。
業務の効率化と、双方に履歴を残すうえでも電磁的な措置で送付しておくのは有効と思います。
雇用契約書と兼ねて、電子契約サービスを通じて送るというのも良いです。
電子契約サービスで労働条件通知書を送付するのであれば、労働者となる相手方はシステム登録が不要なサービスを選ぶようにしましょう。
相手方に余計な負担は与えず、双方スムーズに書類の交付を進められるサービスがおすすめです。
電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由
上述のとおり、労働条件通知書は電磁的な措置によって交付する事も可能となっております。
電子契約であれば、電子署名によって署名捺印や記名押印と同等の法的効力を持つことができます。雇用契約書と兼ねて発行する場合にも効果的な方法です。
DX-Signであれば、労働者側はシステムへの登録は不要で受信した契約書をパソコンやスマートフォンのブラウザで開き、合意ボタンをクリックするだけで簡単に電子署名法に適した形での手続きを終えることができます。
交付した書類はDX-Sign上で保管管理できますので安心です。
なお、労働条件通知書には個人の給与額であったり繊細な内容が多く含まれます。
その為、クラウドサービスを利用する上では、閲覧権限を設定できるサービスが望ましいです。DX-Signではフォルダの階層機能やフォルダごとの閲覧権限機能も充実しておりますので、おすすめです。
その他、雇用契約書を兼ねる場合に更新が漏れてしまったりしてはなりません。
このような事がないように、DX-Signでは書類へアラートを設定することができるのもおすすめポイントです。
DX-Signの詳しい資料は以下からダウンロードいただけます。
また労働条件通知書の電子化や雇用契約書の電子化、契約書の管理に関して等の無料の相談も承っておりますのでお気軽にご相談ください。
まとめ
今回も雇用関係をテーマにお送りいたしました。
雇用関係の書類や法規制は、どのような企業であっても確認しなければならない事が多くございます。
大切な労働者を適切に雇用する為にも、業務を効率的に進められる電子契約などのクラウドサービスを活用されることをお勧めいたします。
