テレワークとは？在宅勤務との違いやメリットと障壁、導入のポイントもご紹介

テレワークとは？

まず「テレワーク」の定義から見てみましょう。
テレワークと類似する言葉では「リモートワーク」がございます。
まずはテレワークとリモートワークの違いから、言葉の定義を確認してみましょう。
それぞれの語源による違いでみますと、
テレワーク：tele（離れた場所）＋Work（働く）
リモートワーク：remote（遠隔）＋Work（働く）
となりますので、言葉の語源として大きな違いはございません。
企業においても、どちらの言葉で使ったとしてもさほど問題になることはないでしょう。
なお、総務省や厚生労働省などでは「テレワーク」を使用しております。
そこでのテレワークの定義は、ICT（情報通信技術）を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方、とされております。
今回のコラムでは、国や自治体の言葉を借りてテレワークとしてご紹介いたします。

テレワークの種類

テレワークというと、在宅での勤務をイメージしがちですが、厳密には異なります。
テレワークの種類について、厚生労働省のテレワーク総合ポータルサイトでは、テレワークの区分を「在宅勤務」「モバイル勤務（モバイルワーク）」「サテライトオフィス勤務（サテライト・コワーキング）」としております。
またコロナ禍で「ワーケーション」という言葉も広まりました。
テレワークの種類としてそれぞれ見てみましょう。

在宅勤務

在宅勤務は、自宅でインターネットでの連絡を主としながら仕事を行う働き方です。テレワーク・リモートワークというと最もイメージされやすいポピュラーな働き方かと思います。
インターネットを通じ、職場の社員や在宅社員、取引先等と、自宅にいながらも連絡することができますので、通勤にかかる時間やコスト、満員電車などの移動によるストレス減少などのメリットがございます。
時間を有効に活用できる働き方です。

モバイルワーク

モバイルワークとは自宅とオフィス以外の場所での勤務全般を指します。
新幹線や飛行機、電車などでの移動中や、カフェやレストランなども対象となります。
外出先でオフィスには戻らず業務を遂行したり、移動時間を有効に活用したりすることで、業務の効率化へつなげることができる働き方です。

サテライト・コワーキング

企業によっては遠隔勤務用の就業場所を設けている場合もあるかと思います。
最近では専用のレンタルオフィスなどのスペースを貸し出すサービスも増えました。
企業が指定した場所から選択する場合もあれば、個人で自由に選択している場合もございます。

ワーケーション

リゾート地や休暇先などでバケーションも楽しみながら働く働き方がワーケーションです。
余暇を楽しみながら仕事をする働き方で、Work＋vacationから生まれた造語です。
休暇を活用しながらリゾート地で働いたり、滞在する地域の関係者との交流を通じながら働いたり、職場のメンバーと共同で合宿で業務をおこなったりと、ワーケーションの中でも様々な形態がございます。
生産性の向上や新たな視点によるパフォーマンスの向上なども期待できる働き方です。

テレワークはどれくらい普及している？

テレワークが日本にで普及した背景には、新型コロナ感染症の拡大に伴う緊急事態宣言がございました。
東京商工リサーチによる、「新型コロナウイルスに関するアンケート調査」にて在宅勤務・リモートワークの実施状況を確認できます。
1回目の緊急事態宣言時には、企業のテレワーク実施率は56.4％にも昇り、緊急事態宣言の解除と共に低下するも、2回目の緊急事態宣言時では再度38.4%まで上昇しておりました。
（出所）東京商工リサーチ「新型コロナウイルスに関するアンケート」調査、より
業種や企業の規模、都市部か地方か、などによって数字に違いはございましたが、傾向としてコロナ禍における影響は大きいものでした。

テレワーク導入のメリット

テレワークが普及した背景には、普及せざるを得なかった事情も少なからずございましたが、導入するメリットも一方で多くございます。
いくつかテレワーク導入のメリットについてご紹介いたします。

生産性の向上

時間と場所に制約されない自由な働き方は、生産性向上にもつながります。
作業に集中しやすい環境を自ら選んで仕事に取り組むこともできますし、周囲の会話や鳴り響く電話などの雑音もきになりません。
その時に気分や環境に合わせた場所で働くことで、ライフイベントとのバランスも取りやすく、労働意欲が向上するというのも理由として考えられます。

通勤にかかる負担の軽減

オフィスでの仕事においては、通勤のためのコストとストレスという負担が伴っておりました。特に首都圏においては混雑する時間の電車での移動は体力的にも精神的にも負担は大きいものと思います。
通勤にかかる経済的なコスト軽減やストレスからの解消は、テレワークを導入するメリットとしては大きいです。
より時間を有効に活用することで事業の業績にも良い結果をもたらすことができます。

多様な人材の確保

これまで勤務地の都合で採用を進められなかった地方や海外の人材、自宅から離れにくい育児や介護をしながらの労働者、時間と場所に制約を受けない働き方は、結果として多様な人材を確保していくことが可能となります。
また採用している従業員にとっても、定着しやすい環境を与えることにつながり、自社に必要な人材を確保するうえでもテレワークの導入はメリットを感じることができます。

コスト削減

通勤にかかるコストの削減の他にも、テレワークの導入により削減できるコストがございます。
例えば、本社での会議のために各支店から一同に集まるといった場合には、全国規模の企業であれば新幹線や飛行機などの移動にかかるコストとその時間分の人件費が必要となります。
テレワークの導入に合わせてWEBでの会議を採用すれば、上述のようなコストも削減することができます。
また、取引先との商談においてもWEB会議を中心にすることで、交通費や時間を抑制していくことができます。
その他、事務所そのもののあり方も見直せます。人数分の席数を必要とせず、小規模なオフィスへ移転したり、そもそもの固定のオフィス自体を持たないというのも考えられます。
固定費を大きく削減することも可能になります。

BCP対策

BCPとは、Business Continuity Planningの頭文字をとったもので、企業や団体、法人の事業継続計画を意味します。
様々な災害やテロなど緊急事態においては、事業を継続し存続させる上での対応が必要となります。
危機的な状況において損害を抑えて早期に事業を再開させるために策定するのがBCPです。
感染症の拡大、地震による災害、その他にも様々な自然災害などは予測不能なものです。
テレワークやIT・DX（デジタルトランスフォーメーション/Digital Transformation）の推進によりBCP対策へつなげられるという点もメリットの一つといえるでしょう。

DX導入の入口

テレワークを導入するにあたっては、業務そのもののデジタル化やDXも必要となる場合がございます。
例えば契約業務においては、テレワークを実施しているにも関わらず、押印の為だけに出社するというシチュエーションもございました。
テレワークは業務オペレーションを見直すうえでも良い契機となります。
押印の為の出社は、電子契約の導入によって解消することができます。電子契約を導入することで、押印を不要とし、印紙代も削減し、締結にかかる時間も短縮できますので、テレワークから始まるDXツールの導入のメリットはとても大きいです。
DX-Signのテーマは「DXの第一歩をここから。」です。
テレワークをきっかけにDXを更に推進したい、という場合はぜひDX-Signをお試しください。契約業務を中心とした業務オペレーションの効率化に向けて支援させて頂いております。
詳しくは以下よりお気軽にお問合わせください。

テレワーク導入にあたっての課題

導入のメリットが多いテレワークですが、逆に課題についてはどうでしょうか。
テレワーク導入にあたっての課題もいくつかご紹介いたします。

従業員の勤務管理と評価

まずは勤怠の管理をどのように行うのか、といった観点は必要となります。出勤や退勤、休憩時間など管理職にある立場の方は従業員の勤怠をテレワークにおいても管理しなければなりません。
どのような方法で管理するのか、それが従業員にとって余計な負荷にならないか、自社の環境に合わせて検討する必要がございます。
また合わせて評価制度についても見直しが求められる場合がございます。目標管理において営業職であれば対面での商談数を行動目標に置いてるケースもあるかもしれません。テレワークであればWEB商談数も大切な管理指標になりえますので、実態に合わせて評価制度の見直しも求められます。

従業員のストレス

テレワークは時間や場所に制約されない自由な働き方ですが、一方で、仕事とプライベートのオンオフの切り替えや、作業スペースの不足、作業環境の悪化など、従業員のストレスにつながる部分への考慮も必要となって参ります。
オフィスであれば気軽に相談できた事が、なかなか相談しにくくなったり、コミュニケーションの不足により孤独感や連携不足が生まれる可能性もございます。
WEBでの面談の機会を増やしたり、場合によっては、テレワークのための補助を出したり、電子契約など必要なツールを導入したりすることも、テレワークの導入時には検討が必要となって参ります。

セキュリティ対策

自宅や社外への機密情報の持ち出しや、外部でのネットワーク接続など、テレワークでは情報漏洩へのリスクと背中合わせな部分もございますので、情報セキュリティへの対策も求められます。
具体的には、テレワークに合わせたセキュリティソフトであったり、社内の規約によるリスク軽減、テレワーク用のネットワークシステムの構築などが必要となります。

必要なツールの不足

メリットの所でもご紹介しましたが、テレワークを導入したにも関わらず、契約業務で押印の為に出社していた、というケースも少なからずございました。
テレワークを実現する上では、DXやITのツールは欠かせなくなります。
WEB会議システム、ビジネスチャット等のコミュニケーションツール、ワークフローシステム、DX-Signをはじめとしたクラウド型の電子契約サービス、必要となるツールを事前に確認し導入を進めていかなければなりません。
詳しくは、テレワーク導入のポイントの一つとしてこの後、解説いたします。

テレワーク導入のポイント

必要なITツールの整備

先述しましたとおり、テレワークの導入と合わせてITツールの導入は必須となります。
在宅勤務をメインとした場合の通信環境の整備、会社のネットワークシステムへの接続方法、業務オペレーション上で必要となるツールなど様々です。
業務上で必要となるITツールとしては、契約業務を電子化するDX-Signなどの電子契約も該当しますが、無料版でのトライアルと本格的な導入用の有償版が用意されているのがほとんどです。
まずは無料版や無料のトライアルでお試しする事ができる方が、はじめてテレワークを導入していくうえでは失敗の少ないはじめ方となります。
例えば、電子契約であれば、DX-Signの場合は有償プランの機能のすべてを無料で試せる無料キャンペーンも用意してありますので、テレワーク導入に合わせたオペレーションの構築がしやすいです。
DX-Signの無料キャンペーンについての詳細は以下もご参照ください。

社内のルールや規定の整備

業務のオペレーションも大切ですが、そもそもの社内のルールや規定などの整備も必要となります。
勤怠管理については先述しましたが、通勤手当の規定や出張に関する規定などの変更も必要かもしれません。
自社のルールや規定も見直すことでより効果を得ることにもつながりますので、よく確認しておくようにしましょう。

効果の測定

テレワークの導入でどのように効果を得るのか、指標や目標を設定しておくのも大切です。
定期的な効果測定により振り返りや見直しができますので、導入前に検討しておくのが良いでしょう。
電子契約DX-Signでは、導入前のコスト軽減シミュレーションや実施後の効果測定の支援もさせて頂いております。
ITツールの導入であれば個別な検証もしやすいですので、テレワークの効果測定の一部の切り出しとしては最適かもしれません。

社員のITリテラシー向上

テレワークの導入によりIT化、DXを進める契機にもなります。
社員のITリテラシー向上につながる学びの機会もひとつのポイントとしてあげられます。
ITツールは道具であって利用するのは人です。従業員のITリテラシーの向上にもつなげられるようテレワークの導入へ取り組むのも大切です。

テレワーク導入の成功事例

テレワークの導入と合わせて、電子契約DX-Signを導入いただいている企業様の事例をいくつかご紹介いたします。

業務の効率化

コロナ禍においてリモートワーク、テレワークが前提となっている中で、これまで書面での契約で行っていた取引先様との契約業務を電子契約DX-Signの導入で解消されたのが株式会社コンテント様です。
業務の請負等で契約締結する際の業務をリモート対応されたいというお話からDX-Signを採用いただきオンラインでの契約業務を実現されました。

経費削減

テレワークの導入においてITツールの導入を合わせて進める中、課題になるのが導入費用や月額の固定費です。
導入コストを抑えてテレワークに伴うITツールの導入へ成功されたのが、株式会社 東美様です。
電子契約でDX-Signを採用いただきましたが、導入費用不要なのと、充実機能の数々を低コストでご利用頂けている点にメリットを感じていただき、月々の経費削減に貢献できているとの声をいただいております。

社内での権限管理

テレワークでは、これまでの業務オペレーションをIT化する必要もあり、その際には社内の権限管理などのルールや規定に合わせた検討も必要となります。
その中で、契約業務や締結した契約書の管理において、テレワークと合わせて導入したDX-Signにより課題を解消されたのが、ITbookテクノロジー株式会社様です。
電子契約DX-Signのグループ管理やメンバー管理機能について好評いただいております。

テレワーク導入には補助金が出ることも

テレワークの導入と推進にあたっては、先述しましたとおり、ITツールの導入が必要となる場合が多くございます。
その為、国や自治体では、テレワークの導入に向けた助成金や補助金の制度も制定しております。
例えば、都内中小企業が抱える課題解決に向けた支援を行う東京しごと財団では、都内に本社や事業所を置く中堅・中小企業に向けたテレワーク関連助成金などの支援事業に取り組まれています。
募集は終了しましたが、厚生労働省でも、働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）として、在宅・サテライトオフィスにおいて従事するテレワークへ取り組む中小企業事業主に向けた助成金制度を設けておりました。
その他、中小企業や小規模事業者へ向けた制度としては、IT導入補助金（正式名称：サービス等生産性向上IT導入支援事業）なども有名かと思います。
IT導入補助金は自社の課題やニーズに合わせたITツールを導入する際の経費の一部を補助する補助金です。新たに導入するソフトウェア製品であったりクラウドサービスなどが対象となります。これらの導入にあたってのサポート費用や設定にかかる費用などが補助金として支給されます。こちらは経済産業省が推進する制度となります。中小企業のITツールの導入が予算化されてますので対象となる場合は活用すべき支援制度となります。
その他にもテレワーク導入にあたって補助金が出るケースはございますので、自社の事業規模や導入する内容に合わせて、該当の自治体などの制度を事前に確認してみてください。

電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由

テレワークの導入にあたっては、業務オペレーションから見直しが必要になる場合やITツールの導入が必要になる場合についても解説させていただきました。
電子契約「DX-Sign」は、テレワークとも相性の良いツールです。
押印の為の出社はもう必要ありません。最短、わずか1分ほどで契約締結をリモートで実現できますので、テレワークを本格導入されるのであれば是非一度ご相談ください。
無料での設定サポート、IT支援、オペレーションの構築などもお手伝いさせていただいております。
「DXの第一歩をここから。」
テレワークに伴うDX化についても是非お問合せください。

まとめ

今回は働き方改革の一つ、テレワークをテーマにお送りしました。
テレワークには様々なメリットがありますし、今後もますますの推進が求められる働き方です。
導入にあたっての課題などもお伺いしておりますので、導入をご検討の場合は、DX-Signへもお気軽にご相談いただければと思います。