【店長必見】飲食店DXには何が必要？具体的な方法と便利ツールをご紹介！

DXとは

そもそもDXとはどんな意味なのでしょう。
DX(デジタルトランスフォーメーション)とは、人々がデジタル技術を活用して、サービスやそのビジネスモデルを良いものへと変革させていく考え（概念）のことを指します。
英語で表わすとDigitalTransformationとなり、直訳すると、「デジタルによる変革」「デジタルによる変容」という意味になります。
もともとは2004年にスウェーデンの大学教授であるエリック・ストルターマン氏が提唱した概念とされ、時代を重ねるごとに各所が様々な定義を出しています。
我が国では経済産業省がDXについて以下のように定義しております。

近年は感染症や自然災害の影響から、日本企業でもDX化を推進する動きが年々高まっています。

本当は身近なDX

社内でDXを行おうとするとどうしてもハードルが高く見えてしまいますが、DXは私たちの身近な場所で行われています。
例えば、オンラインスクールやオンラインのチケット購入、在宅ワーク、キャッシュレス化などもIT技術を活用して便利に変革してきたDX化の例としてあげられます。
社内に当てはめてみると、紙書類をなくして電子化したり、オンラインバンキングを使用したり、テレワークを導入したりと、業務プロセスをデジタル化してしまうということが挙げられます。
社内DXの導入にご興味がある方は以下の資料をご参考ください。

デジタル化とは

合わせてデジタル化の意味も押さえておきましょう。
デジタル化とは、これまでアナログで行っていた業務を電子化（デジタル化）することをさします。デジタル化をおこなうことでそれまでの作業量を大幅にカットすることができ、効率化に繋がります。
ただし、単にデジタル化を導入しただけではDX化にはたどり着けません。デジタル化の運用に社内が適応し、便利になっていることが実感できなければ真のDXではないのです。
デジタル化はあくまでもDX化していく中の第一歩に過ぎないのです。

デジタル化の詳細は以下コラムでも解説しております。

飲食店がDXを進めるべき理由

では、飲食店のDX化について本格的に考えていきましょう。
まずは、飲食店がDXを進めるべき主な理由をご紹介します。

人手不足の解消

一つ目は人手不足の解消です。DXを進めることでこれまで人が行っていた作業が減り、人手が足りないお店でも効率よく回していけます。たとえばメニュー表をタッチパネル式にすることで注文対応にあたるスタッフは最低限で済みますし、レジもPOSレジを導入することで少ない人数でも会計作業をスムーズに回すことができます。
とはいえ、接客業になりますので人が対応しなければならない部分もございます。最低限スタッフを用意し、その他はツールを活用することで、人手不足と呼ばれる飲食業界の運営に上手く対応できるようになります。
近年では、感染症の影響もあり、飲食店の運営における体制にも見直しをする企業様が増えました。こうしたいざという時の有事に対応するためにもDX化への準備は進めておいて損はありません。

集客分析に有効

二つ目は顧客の集客分析に有効です。集客分析ができるツールを導入することで、来客が集中する時間帯や顧客層、人気のメニューなどをデータで集めることができます。そのようなデータを活用して、どのような顧客に人気があるのか、幅広くアピールするにはどうしたらよいかを分析したり、新たな顧客をとるための戦略などを立てることができるため、集客に欠かせないマーケティングの要素を補うことができます。
特に、店舗数が多いところですと、各店舗の立地によってファミリー層、お年寄り、女性など来店する顧客の特徴が出てくるかと思います。それぞれどのようなメニューを注文するのか傾向を掴むためにはデータ集計が役立ちます。また、時には想定していなかった顧客層が来店していることがあったり、データを活用することで新たな発見をすることもあります。
集客にお悩みの方は、自社ノウハウ確立の為にもまずはデータ活用を検討されてみてはいかがでしょうか。

コミュニケーションの円滑化

三つ目はコミュニケーションの円滑化です。主に二通りの考えがあります。
一つは「従業員とのコミュニケーション」です。シフト管理をExcelで行っている場合は、チャットや電話機能のついているシフト管理アプリなどを利用してみると、急なシフト変更や緊急時の際の連絡に対応できます。
次に「顧客とのコミュニケーション」です。最近ではLINEで登録するとクーポンやお得な情報を発信する方法で顧客との定期的なコミュニケーションを図っている企業もございます。そのような方法も取り入れてみると新たな顧客層の獲得に繋がるでしょう。

飲食店がDXを始める具体的な方法

では飲食店のDX化について具体的な方法を考えてみましょう。
近年、コロナ禍の影響により非接触や少人数での運用に需要が高まり、メニューの注文やレジなどのフロント業務はデジタル化が進んでおります。しかし、アルバイトやパートの応募、面接の日程調整などの採用管理や、シフト管理、重要書類の整理などをはじめとしたバックヤード業務までは意外と手が回っていない店舗も少なくありません。このような業務は来店する顧客に直接影響はないものの、運営に大きな影響を及ぼします。対応を怠っていた為、コロナのような有事の際に焦ったというのはよく聞く話です。

よって、今回はそのような事務作業を軸に置き、飲食業界のDX化でできることをご紹介していきます。
皆様の実情に当てはめながら参考にしていただければと思います。

雇用情報を一つに管理

店舗責任者は、従業員の入社から退職までの情報管理、昇給管理、異動管理、備品申請など、やらなくてはならないことは様々ございます。
そのような重要な業務を個人で管理していますと、どこに保存していたか忘れてしまったり、担当者が変わる際に引継ぎが大変になるなど作業が煩雑になってしまいます。
そのため、こうしたバックヤード的な業務は人事システムを導入する方が接客にも集中できるのでおすすめです。

当社がおすすめしております、人事システム「MOT/HG」に関する資料を無料で配布しております。
詳しくは以下よりご連絡ください。

従業員のシフト管理の見直し

飲食店の店長によくある悩みとしてあるのが、シフトの提出期限を守らないアルバイトやパートへの対応です。
例えば、Excelでシフト管理を行っている場合、スタッフが期日を守らないと、個別に電話やメールで連絡を取って催促し希望日程を聞いたのちに、手入力で日程を反映することになりますから、毎月相当な手間が掛かってしまいます。
また、最近では連絡先として個人のSNSを職場の管理者に教えるのは抵抗があるという声も少なくありません。
よって、シフト管理や入力が手軽にでき、かつシステムの中で会話を完結できるように専用チャットがついていているツールを活用してみるとよいでしょう。合わせて勤務時間や残業時間などの勤怠管理も自動で集計できるようになっていると便利ですので、そのような機能があるかにも注目してみてください。
勤怠管理もできるシフト管理システム、「MOT/Shift」の資料を無料で配布しております。
詳しくは以下よりご連絡ください。

履歴書や雇用契約書の管理

①履歴書の管理
採用時におけるアルバイトの履歴書や提出書類は、店舗で保管しているというケースがあります。
その中で意外にあるのが、過去に受け取った従業員の紙の履歴書を今だ店舗で保管しているというケースです。紙だと店舗内の書類の置き場所の確保や個人情報漏洩のリスクが高まるなど、様々な観点で配慮が必要です。また、お客様に見える形で書類を管理するのは接客上、よくない印象を与えてしまいます。その場合に検討したいのが、紙の書類をクラウド上で保管してPCやスマートフォンでどこでも確認できるようにしておくことです。
とはいえ今ある紙の書類を全てデータ化してPCに移動させるのは手間ですので、「MOT文書管理」のような代行サービスを頼り、専用ツール内にまとめて保管するのがおすすめです。移行した書類は、管理画面で観覧でき、過去の書類も豊富な検索機能で素早く見つけることができます。
まずは以下の詳細サイトからご確認ください。

（参考）MOT文書管理のご案内|電帳法に対応した書類管理システム

最近では履歴書は紙ではなくデータで受け取り、PC内で保管することが主流になっていますが、PC上のフォルダに保管しているとどこに入れていたか忘れてしまったり、担当者が変わると管理方法にも違いが出てくるなど工程が煩雑になります。よってすでに履歴書をデータ化していたとしても個人で管理するよりは「MOT文書管理」のような専用ツールにまとめて保管しておくことをおすすめします。

②雇用契約書の管理
過去交わした紙の雇用契約書も店舗内に紙で保管しているのであれば、システム内に移行させましょう。
その際におすすめなのが、過去の紙の契約書をインポートできる機能がつく「電子契約システム」の利用です。
インポート作業は代行してくれる場合がほとんどですので気になる場合はサービス事業者に聞いてみましょう。
また、一度電子契約を導入してしまえば、今後の雇用契約書の締結は電子化できますし、他のツールと連携できるシステムであれば、例えばZOOMのようなビデオ会議システムと連携し、顔を合わせて内容を説明しながら契約を結ぶことができます。
DX-Signではビデオ会議システムとの連携やその他便利なツールとの連携が可能です。
DX-Signの概要資料は以下からダウンロードしてください。

飲食店のDXに電子契約がおすすめな理由

飲食店がDXを始めるための具体的な方法と便利ツールについて解説いたしました。
中でもおすすめなツールが電子契約サービスです。
飲食業界のDXになぜ電子契約がおすすめなのか、四つの理由をご紹介します。

人材の確保

現在の飲食店の課題のひとつである従業員の確保。
採用活動における時間や労力はなるべく省エネ化していきたいところです。
電子契約を利用することで、採用確定したスタッフへの内定承諾書の送付や雇用契約書、労働条件通知書の送付などにかかる時間や手間を削減することができます。
早期に内定承諾を送ることで辞退されてしまう割合を減らすこともできます。
また採用後の更新時期もアラートでお知らせする機能などもあったりしますので更新漏れを防ぐこともできるようになります。

スペースの確保

従業員の雇用にはたくさんの書類が必要となります。
応募書類から採用に必要な書類など様々な書類で事務所のスペースを埋め尽くしてしまうことも多いです。
電子契約サービスの中には、書類をインポートすることで電子化し、クラウド上で管理を行えるサービスもございます。
書類を電子化することで事務所スペースを確保していくことができます。

無料で試せて始めやすい

DXをしようと思っても、すべての業務を一気に変えてしまうことはできません。
できる部分で効果的な部分からはじめていくのがおすすめです。
また、様々なツールがございますが、いきなり先行投資で大がかりなツールを入れてしまって、後から使いにくさを感じたりすることがないように、本格導入前に無料で試しておくのもポイントとしてあげられます。
電子契約サービスでは無料で始められるサービスもたくさんございます。以下の記事で詳しくご紹介しておりますので合わせてご参照ください。

効果を検証しやすい

DXを実現するうえで欠かせないのが効果検証です。
DX実現のためにツールを導入してオペレーションの見直しも行ったけれどもあまり効果が感じられない、という事もあるようです。
電子契約の場合は、例えば雇用契約にかかっていた時間や紙にかかっていたコストなどを導入前後で比較することで簡単に効果検証を行うことが可能です。
またDX-Signでは、導入前にコスト削減シミュレーションのお手伝いもさせて頂いております。ご相談は無料です。
飲食店のDXで電子契約をご検討の場合はお気軽にご相談ください。

便利なツールを利用して飲食店のDX化を進めよう

いかがでしたでしょうか。
コロナの影響により飲食業界のDXは進んだかと思われていますが、レジやメニュー表など顧客対応に関するものは対応できていても、バックヤード側はまだまだアナログというケースが意外と存在しているのです。
この機会にぜひ運営を見直しできることから少しずつ取り組んでみましょう。
「何から手を付けてよいか分からない」、「ツール検討はしていないが悩みだけ聞いてほしい」という場合は、以下よりお気軽にお問い合わせください。