目次
内定承諾書って？
まず初めに、内定承諾書とはどのような書類かみていきましょう。
新卒採用、中途採用、いずれの場合でも企業側としては内定後の人材確保が気がかりなものです。採用計画の進捗確認や新入社員を受け入れるための準備なども計画的に進めていく必要があるため、内定を出した応募者へは、入社の意思を確認するというのが大切となります。
そこで「内定承諾書」を用いて、応募者からの署名捺印を得ることで、入社への意思を確認していく事ができます。
入社への意思が確認できれば、採用人数の充足をもって採用活動を終了させることができますし、不足するという場合であれば、引き続き採用活動を行っていく、という判断材料にもなります。よって事業経営に必要な内定者数を確保するためにも大切な役割を果たす書類といえます。
また、採用コストもけっこう莫大な金額を必要としたりしますので、内定辞退を防止していく為にも、内定承諾書は効果的といえます。
そもそも内定って？
内定は、企業側からの内定通知書と、採用される側からの内定承諾書による双方の意思確認により、労働契約が成立した状態を示すものです。
労働契約法上においても、内定は、労働契約が成立しているものと解釈されます。その為、企業側において一方的な内定取り消しは無効と判断されたりします。
似たような言葉で、内々定という言葉も使われますが、内定予告として口約束などで用いられる言葉で、内々定においては労働契約が成立しているとはされません。
内定通知書との違いについて
採用される側が入社の意思を示す役割となる内定承諾書に対して、企業側が内定者へ内定したことを伝える書類が「内定通知書」です。企業によっては「採用通知書」としているケースもあるかと思いますが、こちらも内定通知書とほぼ同じ意味合いといえます。
なお、内定通知書は企業側が採用する意思表示となり、企業側の一方的な内定取り消しができないという点において法的効力を持ちますので注意が必要です。
内定誓約書との違いについて
では、内定承諾書と類似した言葉で「内定誓約書」とする場合はいかがでしょうか。
こちらには厳密な違いはなく、どちらの言葉を用いたとしても、入社の意思表示確認といった同じ役割は果たせます。
よって、内定承諾書と内定誓約書のどちらのタイトルを使用されたとしても大きな問題はございません。
内定承諾書の法的拘束力について
内定承諾書における法的効力について確認してみましょう。
採用される側としては、内定承諾書の提出によってどのような効力があるのか、辞退はできないのか、といった点が気になるポイントかと思います。
結論としましては、内定承諾書によって採用される側、すなわち応募者側を法的に拘束することはできません。
企業側の採用する意思である内定通知書、そして応募者側の入社への意思である内定承諾書の提出をもって、双方の内定の合意は確認できますので労働契約としては成立するものとなりますが、内定承諾書の提出後であったとしても、労働契約の解除として内定辞退は可能です。
しかしながら、内定承諾書の提出後、企業側としては受け入れる為の準備を進めますし、場合によって備品などの購入も行います。
内定承諾書の提出以降の内定辞退は企業側へ様々な迷惑をかけることになりますので、認識のうえ、充分に誠意ある対応が求められます。
(外部：参考資料)
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=419AC0000000128
内定承諾書を送付する目的
内定承諾書そのものは必ず発行しなければならないという書類ではございません。
それでも多くの企業では採用活動において、内定承諾書を発行し応募者側からの返信を求めているケースが多いと思います。
ここで、企業側が内定承諾書を送付する目的について改めて確認してみましょう。
一つは、採用計画を進めるうえで応募者の入社意思を確認する必要があるためです。
例えば新卒採用であれば、就活生の場合、複数社へ応募しながら就職活動を進めているケースは多いです。企業側が内定通知を出したとしても、応募者側に選択肢が残った状態であると実際に入社いただけるとは限らなくなるため、採用契約の進捗確認がしにくくなります。
そこで、内定承諾書によって応募者側の意思を確認しておき採用計画を計画通りに進めていくことができます。
二つ目としては、企業が求める人材の確保です。
優秀な人材、獲得したい人材、企業側として求める人材であった場合は早期に入社の意思を固めつなぎとめておきたいものです。その為、確保を確実なものに近づけるために内定承諾書を送付し署名捺印をいただくことは、応募者へ入社の意思を一層固めてもらい、内定辞退を抑制・防止するという目的がございます。
三つ目としては、入社に向けた手続きや準備を円滑に進める目的です。
採用活動の後は備品の手配や研修の準備、配属先との調整など入社に向けたの準備が必要となります。
これらを計画的に進める上で、どのような人材の内定が固まっているのかは大切な情報となります。
以上のような目的で内定承諾書を送付している企業が多いです。
内定者にとっての意味
企業側における内定承諾書を送付する目的をご紹介しましたが、内定者にとっても内定承諾書は大切な意味がございます。
企業側が内定者をの入社に向けて受け入れる準備を進めるように、内定者側にも必要となる準備がございます。
入社に必要な書類の整備であったり、入社する企業の業態や業界への知識を深めるというのも大切な準備かもしれません。
これらの準備を進めるきっかけとしても内定承諾書の送付は一つの節目として役割を果たしていると考えられます。入社への承諾をし、入社の意思を固めることで、企業から必要となる準備についても連絡があるでしょうし、早期に双方の意思を固めることで、準備への時間も増やしておくことができます。
なお、繰り返しとはなりますが、内定承諾書の提出以降における内定辞退は、企業へ相応の損害を与えたり迷惑をかける恐れはありますので、万が一、内定辞退をするという際には誠意ある対応に努めるようにしましょう。
その他内定通知の際に送付する書類
採用活動における企業と内定者とのやり取りにおいては様々な書類が取り交わされます。
内定承諾書以外にも内定を通知し採用を進める際に送付する書類について確認しておきましょう。
【内定通知書】
企業側が内定を決まったことを内定者へお知らせする為の書類が内定通知書です。採用通知書とする企業もあるかもしれません。
決まった書式はございませんので自社で適した内容を簡潔に記載するようにしましょう。
どのような書式であれ、内定者にとっては喜ばしい書類となります。
【入社誓約書】
内定承諾書と同意義で用いられます。内定通知書とセットで送付し応募者から署名捺印のうえ返送を求めることが多いです。
【労働条件通知書】
労働基準法により労働者へ対し企業側に作成と交付が義務付けられている書類です。
労働の期間や賃金など、労働条件に係わる事項を記載する書類です。
以下にある雇用契約書を兼ねて送付されるケースもございます。
【雇用契約書】
企業と労働者との間で交わされる契約書です。労働者は労働に従事する意思を、企業はその労働へ報酬を支払うことをまとめる契約書です。雇用契約は、民法に規定されており第623条で定義されている概念です。
上述の労働条件通知書を兼ねて作成される場合もございます。その際は、労働条件通知書にて記載が必要となる事項のすべてを記載しておく必要がございます。
【機密情報保持に関する誓約書】
企業に勤めるうえでは様々な機密情報を取り扱います。顧客情報や取引先情報、社内の研究データなど様々です。
これらの情報を外部へ流出させないために企業側が誓約書を求めることが多いです。
【添え状】
内定者に対して提出を求める書類の案内や、送付物について何の書類をいくつ送付しているのかをまとめる為に添え状を付けることがほとんどです。
企業側としても送付漏れなどのトラブルを防止する役割がございます。添え状の記載にて不備がある場合に双方で確認することができます。
また、提出いただく書類についても年金手帳であったり扶養に関する書類であったり、様々な書類を内定者に用意して頂く必要があります。入社の手続きに必要な書類をお知らせするためにも添え状や案内状は大切な役割をもちます。
内定承諾書の作成方法
どのように内定承諾書を作成するのか、実際のその作り方についてご紹介いたします。
記載しておくべき項目
先ずは記載しておくべき項目についていくつか確認してみましょう。
内定の承諾の意思と内定が取り消しになる場合の条件などを記載しておくのがポイントです。
【宛名】
署名捺印して送付するのは内定者側ですが、内定承諾書の書類そのものを作成するのは企業です。
よって宛名は自社宛となり、自社名と代表者の氏名を入れておくと良いでしょう。自社宛の書類として作成しますので、宛先の敬称へは「様」は使わず、「殿」としておくのが一般的です。
【内定承諾の意思】
内定通知書を送付しているのであれば、内定通知書を受け取った事実、そしてその内容をもって入社の意思を固め、入社することを承諾するという主旨について記載しておきます。
【入社にあたっての誓約事項】
内定承諾の意思と合わせて入社にあたっての誓約事項も簡潔に記載しておくと良いでしょう。
内定辞退防止、入社手続きに必要となる書類の期日内の回収に向けて注意すべき点を誓約事項としてまとめておくケースが多いです。
【内定が取り消しになる場合の条件】
やむを得ない事情により内定を取り消さなければならない事もございます。
例えば、新卒採用であれば内定者が予定日までに卒業できなかった場合、あるいは病気など健康上の問題で就業が困難になる場合などもございます。その他にも犯罪行為や非行行為を理由とするケースもあるかもしれません。
これらのような場合には、内定を取り消すことがあるという事、そしてその際の取り消しへは抗議しないという事をリスク回避策として記載しておきます。
【署名捺印と日付】
本人の自署による署名と捺印をする欄を最後に設けます。
合わせて内定に承諾した日付を確認できるよう日付欄も空白にして用意しましょう。
以上のような項目が記載すべき事項となりますが、決まった形式ではございませんので、自社にとって最適な内容を整備いただければと思います。
送付方法
内定承諾書の作成を終えて、その他に必要となる書類の準備が整ったら、いよいよ内定者へ送付をします。
その際の送付方法で注意すべき点についても確認しておきましょう。
まずは、内定通知の際に送付する書類としてもご紹介しましたが、送付内容の案内や添え状は大切です。
内定承諾書の返送の期日であったり、合わせて送付いただきたい書類などを記載し、送付物の一番上になるように添え状をセットしましょう。
また内定者から返送をいただく上では、自社の宛先を記載した返信用封筒を用意し同封しておくと良いでしょう。返信用封筒には必要となる切手を予め貼り付けておきましょう。
入社に係わる書類は大切な書類です。破損や汚損に備えクリアファイルにまとめておくと丁寧です。企業としての誠実な姿勢のためにも丁寧に扱っておいて損はありません。
メール等、電子化して送付するという企業も増えております。
その際にDX-Signのような電子契約サービスを利用される企業様も増えてきております。
内定承諾書への署名捺印に変わり、電子署名とタイムスタンプを施すことができますので双方の手間を削減し効率よく進めることができます。
注意が必要な点としましては、労働条件通知書を合わせて送付するという場合です。
労働基準法の定めにより、労働条件通知書を電子化して交付する際には、労働者が希望しているという前提と、データとして出力し書面化できるという条件がございます。
労働条件通知書を合わせて電子化して送付する際には、特に相手方の承諾という点において事前の確認を残すようにしましょう。
上記の電子化については、例えば、入社誓約書などの書類を電子化として活用した事例をご紹介している資料をご用意しております。
以下より無料でダウンロードいただけますので合わせてご参照ください。
内定承諾書のテンプレート
タイトル：内定承諾書、採用内定承諾書、など
○○○○株式会社
代表取締役 □□ △△ 殿
私は、貴社からの採用内定通知書を受け取り、謹んで承諾いたします。
ここに貴社へ入社することを誓約するとともに、正当な理由なく入社を拒否しないことを遵守します。
また、指示された提出書類は遅滞なく提出し、変更ある場合は直ちに連絡をいたします。
なお、内定期間中に下記事項により内定を取り消されたとしても不服申し立てはいたしません。
記
・病気など健康上の問題で就業が困難となった場合
・提出する書類へ虚偽が発覚した場合
・犯罪行為やそれに類される非行を犯し貴社従業員として不適格とされる場合
・その他、貴社勤務において支障をきたす事象が認められた場合
以上
令和○年○○月○○日
本人氏名 印
内定通知書のテンプレート
内定者氏名 様
○○○○株式会社
代表取締役 □□ △△
タイトル：内定通知書、採用内定通知書、など
拝啓 貴殿におかれましてはますますご健勝のことお慶び申し上げます。
この度は、弊社入社試験へのご応募、誠にありがとうございました。
厳正な先行の結果、貴殿を採用内定といたしましたこと、ご連絡いたします。
つきましては同封の必要書類へ記入、署名・押印のうえ、期日までのご返送をお願いいたします。
なお期日までにご返送頂けない場合、採用を取り消しとさせていただきますので予めご承知くださいませ。
ご不明な点等は末尾連絡先までお問合せいただきますようお願い申し上げます。
入社承諾書提出期限：令和○年○○月○○日必着
以上
問い合わせ先
○○○○株式会社
人事部 △□ △□
TEL 12-3456-7890
内定承諾書提出後の辞退についての対応
内定承諾書の提出後であっても内定辞退の申し出がある場合もございます。
このような場合、企業側はどのように対応すべきでしょうか。
先述のとおり、内定承諾書へ法的効力はございませんので、内定者へ対して強制的な入社は命じられません。
申し出の事由を確認のうえ了承し、必要に応じ募集を再開します。
内定辞退を抑制するため、内定後の内定者へのフォローは欠かさないようにしましょう。
電話やメールでコミュニケーションしておくことで、内定者側の不安や疑問を解消し、内定者の気持ちが冷めないよう工夫しておくと良いでしょう。
電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由
採用関連には様々な書類の送受信が求められます。
電子化できる部分は電子化することで、業務効率の向上と印刷代や郵送代のコストを削減することができます。
電子契約DX-Signであれば、内定承諾書と合わせて送付する書類もまとめてアップロードし簡単に送付することができます。
内定者側の負担も軽減させることが可能です。
更新のある雇用契約書を合わせて送付する場合でも、DX-Signのアラート機能を活用いただければ更新漏れを防ぐことができます。
採用関連の書類の電子化をご検討であれば是非、一度お問合せください。
まとめ
企業の採用活動や雇用に関しては、DX-Signを導入いただいている企業様からも電子化へのご相談をよく頂戴いたします。
そこで数回に渡って採用・雇用関連のテーマでご紹介いたしました。
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