目次
契約書の製本とは
契約書の製本は、複数枚になる契約書のページ差し替え等、改ざんを防止するため、契約書を「本」のような状態に留めることを指します。
書面の片側をホチキスなどで留めたり、製本テープを用いて固定する方法など、様々な方法がございます。
なお、以前にもDX-Signのコラムでは、「袋とじ」の方法を中心に製本の仕方と注意点を紹介させていただきました。
こちらのコラムも参考までにご覧ください。
（参考）コラム：契約書製本（袋とじ）とは？製本の仕方と注意点を紹介
内容的には重複する部分もございますが、前回よりも綴じ方を中心にしてご紹介いたします。
契約書を製本するのはなぜ？
契約書の製本の最も大きな目的は、改ざんの防止です。
契約書が複数枚に渡る場合、製本しない状態であれば、ページを差し替えたり、一部を抜いたり、あるいは加えたり、といった事が容易に可能となってしまいます。あるいは、改ざんではなくても、一部を紛失してしまう、といったケースも想定できます。
そこで、製本をする事で改ざんされていない事をを証明し、紛失などのリスクも軽減していくことができます。
また、前回のコラムでは、製本した後に押す「契印」についてご紹介いたしました。
その中で、製本した部分に契印を押す事で、製本による改ざん防止と、改ざんされていないことを証明するのですが、契約書の綴じ方によっては、契印を押す回数が増えてしまうという点もご紹介しておりました。
製本の目的として、契印を押す回数を減らす、という側面も大きなポイントとなります。
なお、この製本については法律上で決まりがあるというわけではございません。
契約書という書類の性質が、紛争を防止し、紛争やトラブルになった際の証拠としての書類という点がある以上、その契約書の重要度に合わせた対応が求めれます。製本は面倒ではございますが、改ざんを防止する上では正しく行った方が良いでしょう。
【袋とじ】製本方法
それでは製本の方法を具体的に見ていきましょう。
ホチキスで留めた契約書を袋とじにする方法からご紹介いたします。
1. 袋とじに使う「帯」の準備
まずは、ホチキス留めした契約書を袋とじにする為の「帯」を用意しましょう。
長さは、契約書の紙のサイズより大き目の紙を使います。例えば、A4の契約書であればB4の紙を使うといった具合です。
幅は、ホチキス留めした部分を隠せる幅の3倍は必要です。
帯にする紙を用意できたら、タテに三つ折りにします。そして、中心になる部分の長さはそのまま（契約書の書面の長さより上下にはみ出る状態）にし、左右の部分のみ、契約書と同じサイズになるよう上下部分をカットします。
2.「帯」の左端を契約書の左端へのり付け
三つ折りにして折り目が付いた帯。この一番左端の部分と契約書の左端を揃えてのり付けします。
帯の「真ん中」と「右端」の部分を裏側へ折り返して袋とじにしていく為です。
3. のり付けしていない部分を織り込み裏面に貼る
帯の真ん中の部分と、のり付けした左端が重なるように折り返します。
その状態で、上下に余らせた部分を裏面に折りこんでのり付けします。
最後に、残った右端にあった部分も契約書を袋とじにしながら裏面へ折り返し、裏面でのり付けします。
4. シワを伸ばしたり整えて完成
のり付けした部分などのシワを伸ばしキレイに整えます。
上下左右がしっかりと包まれた状態の袋とじの完成です。
【製本テープ】製本方法
続いて、製本方法として馴染みの深い、製本テープを使った場合をご紹介します。
1. 製本テープを準備
袋とじでご紹介した「帯」と同様に、契約書より長めにカットしたサイズの製本テープを使います。
タテ半分に折り目をつけておきましょう。
2. 契約書を包むように左端を貼る
まずは左端を貼ります。
上下は余る状態、裏面へ折りこめる状態で契約書の左端へ、製本テープで折り目を入れた右側を貼ります。
3. 裏返して裏側も貼る
契約書を裏返し、製本テープのもう一方の面も契約書の裏側へ貼り付けます。
シワにならないように注意し貼り付けましょう。
最後に上下に余らせた部分も、契約書に厚みのない状態であれば契約書の長さに揃えてカットし、契約書に厚みがある場合は余らせた部分のタテに切り込みを入れてそれぞれ契約書へ包み込むように貼り付けます。
製本後に契印を押す
袋とじで製本した場合も、製本テープで製本した場合も、最後に契印を押す事を忘れないようにしましょう。
製本した部分を跨ぐように、契約当事者双方の押印をします。
甲乙表記で作成した契約書であれば、甲の印を上の方に、乙の印を下のほうに押印しましょう。
電子契約に移行するメリット
以上のように、契約書が複数枚になる場合では、製本と契印を行いますが、それなりに時間も手間も必要となります。
そこで、業務の効率化やコスト削減として電子契約へ移行してしまうのもお勧めです。
業務の効率化
製本する目的は改ざん防止が大きな理由です。
電子化した契約書であれば、電子署名によって「非改ざん性」を証明することができますので、そもそも製本は不要な作業となります。もちろん、契印を押すという作業も不要になって参ります。
その上、印刷したり郵送したりする手間も必要なくなりますので、業務効率化へつなげられます。
電子契約のDX-Signこれまでは印刷して製本して押印して輸送し、相手方も押印し返送してというプロセスを必要としていた契約締結の流れがわずか数分で完了となります。この効率化と業務過程の短縮や速さが一つ目のメリットとなります。
コストの削減
電子契約へ移行するポイントは業務の効率化のみではありません。
コストも大きく削減できる点がございます。
紙の書類の場合では、印刷や郵送にかかる費用、業務担当者の時間給などといった点がコストとなります。
一方で電子契約サービスであれば、印刷や郵送にかかる費用も削減できるのはもちろん、収入印紙代の削減にも繋げられます。
電子契約サービスのDX-Signであれば無料で利用できるプランも用意されており、簡単に契約書の効率化を実現いただけます。ぜひ一度お試しください。
まとめ
いかがでしたでしょうか。前回のコラムのテーマである「契印」に関連するテーマとして、今回は「契約書綴じ方」についてご紹介いたしました。
法律で綴じ方についてのルールはございませんが、この機会に正しい製本の方法と綴じ方についてご確認いただきたく存じます。
また契約書を綴じたり製本したり、契印を押すという作業もそれなりに時間と手間を要します。電子契約サービスによる締結についても合わせてご検討いただくのも良いでしょう。
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