目次
電子契約書と書面契約書の違いとは？
電子契約書とは
まず電子契約書を、ここでは電子化した文書によって作成・合意締結し、管理される契約書と定義します。契約書を電子化し、オンライン上で契約の締結を行い管理していくプロセスも含め「電子契約書」といたします。
近年では、働き方の多様化や改革、リモートワークの導入や推奨、ペーパーレス化の実現など、実際に契約書を電子化したり、電子化を検討したりする企業が増えております。ハンコを押すために担当者が出社するといった事も不要になるため「脱ハンコ」としても電子契約書は注目されておりました。
電子契約書と書面契約書の違い
一方で、従来の紙を印刷して製本して印紙を貼って郵送して、といったプロセスにより契約締結し管理する書面契約書とし、電子契約書との違いについてみていきましょう。
媒介物の違い
電子契約書と書面契約書の大きな違いは媒介物にあります。書面契約書では「紙」を媒介物としておりますが電子契約書の場合はPDFファイル等の「電子データ」が媒介物となります。
署名の違い
契約へは当事者双方の意思表示として署名行為が行われます。書面契約書の場合は双方が記名し押印を行っておりました。電子契約書では契約書への合意として「電子署名」を施します。
電子署名は電子文書に対して付与される電子的な証明となり、契約への署名者の本人性と文書の非改ざん性を証明することができるものです。
この電子署名が、紙を媒体とした書面契約書における記名押印に相当いたします。
契約日の管理の違い
書面契約書の場合では契約日を紙へ直接記入し管理します。一方で電子契約書の場合は、契約行為において重要な役割である契約日の正確性を保証するためにタイムスタンプを付与しております。電子文書にタイムスタンプが付与されることで、その時刻以降に書類が改ざんされていないことを証明できます。
締結までのプロセスの違い
書面契約書の場合は、印刷をして、複数枚にわたる契約書面の場合には製本し契印を押し、印紙税法に定められる印紙を貼付け記名押印した書類を相手方へ郵送するといった締結プロセスが必要になります。契約の相手方も同様に記名押印し返送したりというプロセスが必要です。
電子契約書の場合では、契約書面を電子化しクラウド上にアップロードし、合意締結をする事が可能です。メールの送受信のやり取りで締結までのプロセスを行うことが可能となります。
書面の管理面での違い
企業にとって機密な情報が多い契約書はリスクマネジメントの観点からもしっかりと管理しておく必要がございます。保管でのセキュリティが不十分ですと大切な契約内容、取引の内容や条件、相手方の情報などが外部に漏洩するリスクが生じます。その為、企業によってルールを設定し厳重に管理を行いますが、電子契約書の場合では契約の締結から管理まで一貫してオンラインで行うことができます。書面契約書の場合は送られた書面をファイリングしたり専用のキャビネットに保管したりと面倒な部分も多くございました。
電子契約書の法的な効力について
電子契約書と書面契約書には様々な観点で違いがございますが、法的な効力についてはどうでしょうか。結論としては、電子契約書においても書面契約書と同様に法的な効力が認められております。この点はいくつかの関連する法令からご紹介いたします。
電子帳簿保存法
電子取引のデータ保存について義務付けする法律が電子帳簿保存法です。この電子帳簿保存法では、電子取引のデータの保有について満たさなければならない要件を具体的に定義しております。
電子帳簿保存法に従って作成、保存する電子契約書は法的効力を保持することになります。
契約書を電子化し保存する要件の一つは内容を可視化できる状態にしておくことです。データが粗い、文字が読めない、といったことがないように見読性を確保しておく必要がございます。また電子契約書はクラウド上へ管理しますが、オンラインで国内からアクセス可能である必要もございます。
そして、契約における「いつ」という点を証明するためタイムスタンプの付与、もしくは訂正や削除ができないシステムを利用すること、であったり、検索機能として日付や金額を範囲指定して検索できること、2つ以上の項目を組み合わせた検索ができること、等も要件として定められております。
電子契約書の法的な効力という点では、電子帳簿保存法に対応した要件を満たす必要がございます。DX-Signのように電子帳簿保存法に対応した電子契約のシステムを利用すると便利です。
電子帳簿保存法についての詳細は以下コラムをご覧ください。
電子署名法
電子契約書の法的効力の観点で大切な法律として電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）がございます。電子取引の需要が広まる中で紙での書面契約書における記名押印と同様に電子署名の法的効力を認める為に法整備されました。この電子署名法の中で、本人による電子署名が行わてれいることを要件として、電子文書が真正に成立したものと推定することが定められております。そして、本人による電子署名であることを証明するため、第三者による認証業務も定義されております。
電子署名法に定められる電子署名により書面契約書における記名押印と同様に法的効果が認められます。
e-文書法
また契約書などの書類を、紙ではなく電子データとして保存を認める法律として、e-文書法がございます。「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の二法を総称したものがe-文書法です。法令で課せられている書面（紙）による保存等に代わり、電磁的記録による保存等を行うことを容認する法律であり、先述しました電子帳簿保存法と似ておりますが、電子帳簿保存法が国税関係の書類に限定しているのに対し、e-文書法では、税務関係書類だけではない文書全般の電磁的記録を対象としている点で異なります。
書面原則となる契約書への法律
電子契約書の法的効力は基本的には認められることになりますが、一方で書面作成を原則にする法律もございますので注意が必要です。例えば、定期借地契約書、定期建物賃貸借契約書などは借地借家法により現状は書面化が義務付けられております。また建築請負契約の契約書など書面を原則としながら相手方の承諾により電子化が可能となる契約もございます。取引金額が高額で生活に近い契約関係の不動産関連では電子化へ慎重な面があり書面原則や対面が必要であったりしますが、電子化に向けた法整備は今後も進められていきますので動向に注目が必要です。
電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由
さて、ここまで電子契約書と書面契約書との違いや電子契約書における法的効力や法的根拠についてご案内して参りました。電子契約書の導入は、紙の契約と異なり印刷したり製本したり郵送したりといった業務を電子化し業務効率向上へつなげられます。また印紙が不要になるというメリットもございます。
業務効率向上、コスト削減のため電子契約を導入するメリットは大いにございます。電子契約書での契約締結には様々な法律の観点をクリアにしている電子契約サービスの導入が早くて安心です。電子契約サービスDX-Signなら電子帳簿保存法への対応する書類の管理も可能ですし、電子署名法に従った電子署名やタイムスタンプをかんたんに施すことができます。契約ですので相手方にも電子契約をお願いする必要がありますが、DX-Signであれば、相手方はシステムへの登録は一切不要でメールでの送受信のみで電子契約を取り交わすことができます。また低コストで様々な機能を利用できるのと、まずは無料でお試しいただけるのもDX-Signが好評な理由の一つです。
まとめ
デジタルファースト、電子化が進んでいく時代。契約業務においても課題はあるものの電子化が一般的になってきております。電子契約の導入がまだこれから、という場合は無料でのお試しプランを導入するだけでも充分に価値を実感いただけると思います。まずは詳しい資料で確認という場合は無料で電子契約導入の基本となる資料をお送りしております。書面契約書から電子契約書への第一歩として、電子契約サービスに触れてみてはいかがでしょうか。
