こんな時は乗り換えを検討する時期
ところでお乗り換えを検討しだすベストなタイミングはいつなのでしょうか。ここでは一般的に乗り換えを考え出す際に多い例をご紹介します。ご参考ください。
毎月かかるコストが高い
まず一つ目はコスト面です。
一番多いきっかけといっても良いかもしれません。
中でも月額の基本料金が高いと感じる原因は下記の内容があげられます。
・導入前は必要だと思って追加したオプション料金が高い
・すべての機能を使うために最も高額なプランへアップグレードした
・1アカウントずつの課金で社員が増えるにつれて高額になった
現在はたくさんの電子契約サービスがございます。1万円以下でオプション料金の必要もなく、アカウント数も無制限で登録可能な低コストのサービスも続々と出ております。
このような低コストのサービスでも契約業務を行うにあたり申し分ない機能が備わっておりますので、一度様々なサービスの料金体系を比較されることをおすすめします。
入れたい機能が増えた
二つ目は追加したい機能が増えたケースです。
こちらは、コストが高いと感じる方とは逆に、無料や無料に近いサービスを利用している場合によく伺います。
・コストを抑えるために機能や送信に制限のあるプランで登録した
・無料のサービスを選んでみたけどそもそも必要な機能が揃ってなかった
ある程度使っていく中で「この機能があればもっと便利になるのに」といった要望がでてくるかと思います。
そんな時にどうしても使いたい機能が無かったり、利用制限がある場合もございますので、思い切って同価格帯のサービスを探し乗り換えてみるのも手です。
DX-Signは低コストながら充実した機能が魅力です。詳しい機能は以下にてご紹介しておりますので合わせてご覧ください。
（参考）：電子契約の乗り換えをご検討の方へ｜DX-Signの特徴をご紹介！操作がしにくい
三つめは操作がしにくいというケースです。
効率良い業務のために導入を決めたのに操作が分かりにくくかえって作業時間が増えては本末転倒です。
なるべく誰にでもわかりやすい操作ができるサービスに乗り換えましょう。
特に注意が必要なのが次のようなケースです。
・取引先へ登録を要請する必要があり、賛同を得られず結局利用数が少ない
・現場の担当が使いにくいという理由で書面での契約を進めてしまう
サポート体制がない
四つ目はサポート体制がないケースです。
例えば、操作マニュアルが無かったり、いざという時にどこに聞いたらよいのか連絡先がわからないといったことが挙げられます。
仮に連絡先があっても回答が不親切であったり遅かったりするのであれば長くは使い続けられないでしょう。
同じくらい重要な視点が、受信者様へのサポート体制の有無です。
受信者様向けのガイドや、いざという時に操作説明までしてくれるサービスを選びましょう。
電子契約サービスを快適に使うには送信者様と受信者様、両方へのサポート体制があることが必要なのです。
電子帳簿保存法に対応した機能がなかった
最後は電子帳簿保存法（電帳法）に対応した機能がなかったというケースです。
2024年から電帳法が完全始動となることもあり、電帳法に適した方法で保存管理ができるツールの有無は、今後乗り換えを検討する上で大変重要な選定基準となります。
以下4つの視点を意識して選定することが重要です。
①検索要件を満たす機能：取引年月日、取引金額、取引先の項目で検索できる
②日付または金額の範囲を指定した検索ができる
③取引年月日、取引金額、取引先の2つ以上の項目を組み合わせた条件で検索できる
④税務職員による質問検査権に基づき、電磁的記録のダウンロードへ対応できる
電帳法の内容について詳しく知りたい方は以下も合わせてご覧ください。
スムーズな乗り換え方法
それでは具体的にどのように乗り換えればよいのか、その方法についてご紹介します。
①なぜ乗り換えたいのかを明確に
乗り換えたいと思ったきっかけを整理しましょう。
もしかしたら既存サービスでも解決することなのかもしれません。
あらゆる解決策を上げ、その悩みは電子契約を乗り換えることで本当に解消するのか部署内でしっかり整理します。
②既存ツールの利用規約を確認
電子契約を乗り換える方向となりましたら、必ず既存ツールの利用規約を確かめてください。
解約は何日までに連絡しないといけないといった決まりがあったり、連絡のタイミングによっては違約金が発生することもあります。
解約の連絡期限を把握し可能な限り余裕を持った選定をこころがけましょう。
また、既に登録してある情報や、締結済の書類の扱いについても確認しましょう。
解約と同時に大切な契約書データを失ってしまってはいけません。
解約前、解約時にどのようにデータが扱われるかは必ず確認しましょう。
③社内ルールの確認
早速サービスを選びたいところですが、重要なのは社内で許可を得られるかどうかです。社内の印象管理規定や電子署名に関する規定などがあるようでしたら事前に担当部門へチェックをしていただきましょう。せっかく選んだツールでも社内で反対となっては時間も手間も無駄になってしまいます。効率的に選定するために、社内で許可が下りる条件など、選定に影響しそうな箇所は可能な限り事前に把握しておくと安心です。
④最適なツールを探す
①で乗り換えたい理由を整理したので、その課題を解消するツールを選定します。特に入れたい機能を明確にしておくことをおすすめします。機能ページの紹介をみて、その機能が入っているかどうか調べましょう。また、厳格な社内ルールがある場合は③で確認した観点も含めて選んでください。
とはいえたくさんの電子契約サービスがあって迷われることがあるかもしれません。その際は数社に絞って実際に資料請求や問い合わせ（メールや電話）をして疑問を解消していくことをお勧めします。
話をきいてみたら思ったよりもよかったまたは想像と違ったということはよくあります。日々の業務の合間で納得したサービスを調べきるまでかなりの時間が必要になりますのでまずは思い切って相談してみましょう。
また既に締結した書類をきちんとインポートして一元管理できるかも重要なポイントです。
そもそもインポートの機能が使えなければ、過去の書類の扱いに困ってしまいます。
インポート機能が使えること、さらには、インポートにあたってサポートが受けられたり、書類の情報を取り込めるサービスであればベストです。
ご参考までに、当社がおすすめする電子契約サービスを以下でご紹介しております。気になるサービスがありましたら早速相談してみましょう。
なお、DX-Signの機能については以下にて詳しくご紹介しております。こちらも合わせてご覧ください。
（参考）：電子契約の乗り換えをご検討の方へ｜DX-Signの特徴をご紹介！⑤社内調整
乗り換えたいサービスが固まったら社内で必要な申請を上げます。稟議の際に添付資料が必要な場合はサービス概要資料などを事前に貰っておきましょう。
導入支援の一環として稟議の相談にのってくれるサービス事業者もありますので、詳しく話を聞いてみるのも手です。
⑥導入と初期設定
社内の申請が通ったらいよいよ導入です。
使用にあたり初期設定が必要な場合もありますので、不明点は導入するサービス事業者に相談してみましょう。オンラインでの設定サポートを行っていればぜひ活用してみてください。
また④でもご案内しましたが、過去に締結した書類の扱いもここで対応していただきます。
しっかりと過去とこれからを一元管理できるように設定と登録を済ませましょう。
⑦受信者側へのフォロー
最後に重要なのが受信者側（契約の取引先）へのフォローです。
電子契約は基本的に受信者も簡単に操作できるものが多いのですが、受信者専用マニュアルがあれば共有しておきます。また、利用には事前にアカウント登録が必要なものもありますので予め受信者への連絡をしておくと丁寧です。
受信者側のフォローについても、サービス事業者の方でサポートしているケースがありますので乗り換え先の担当者に相談してみましょう。
乗り換える上での注意点
ここでは、乗り換える上での注意点をご紹介します。
先述している内容もございますが、特に注意が必要ですので改めてご確認ください。
解約による縛りはないか
まず既存サービスの解約縛りへの注意です。
解約をしたくても、契約期間がまだ先であるため理想のタイミングで解約できないこともございます。
ご契約内容や利用規約を再度確認するか、既存サービスの担当者に問い合わせるようにしましょう。
既存サービスで保管していた書類の整理
既存サービスで保管していた書類は、解約と同時に削除されるサービスも多いです。
解約間際に焦らないよう、早めに対応を確認し、必要に応じてダウンロードしておきましょう。
また、乗り換え先のサービスに「インポート機能」は必要です。ダウンロードしておいた書類の保管先として一元管理するためです。乗り換え先での機能の有無やサポート体制について詳しくは担当者に確認してみましょう。
事前に操作性を確かめられるか
使いこごちのよさは、実際にデモ画面を使ってみないことには分かりません。
なるべく無料で一定期間試せるデモ画面を使い、事前に操作性を確かめておくと安心です。
乗り換え先の担当者にデモ画面が提供可能か確認してみましょう。
サポート体制はあるか
自社や取引先へのサポート体制にも注意が必要です。
契約行為は、内容によってはすぐに締結が必要なこともございます。
万が一、操作のトラブルで締結がうまく行えなかった場合、対応してもらえないのであれば非常に困りますし、なにより取引先に迷惑をかけてしまいます。
電話やメール、マニュアル等どんなサポートがどこまで受けられるのか予め確認しましょう。
電子契約導入の失敗事例
注意していても意外な落とし穴もあります。ここでは実際にある失敗事例をご紹介します。
電子化が認められていない書類、契約書も存在する
昔と比べ、電子化を推進する法律の改正はかなり進んできてはいるものの、依然として電子契約が使えない書類もあります。例えば以下のような書類は電子化できません。
・事業用定期借地契約
・企業担保権の設定又は変更を目的とする契約
・任意後見契約書
・特定商取引の契約書面
上記のような書類をメインで取り扱っている会社様ですと電子契約を入れる意味がなくなってしまいます。電子化できない書類についての詳細は以下をご覧ください。
（参考）：「法律の改正後も電子契約化できない契約書」思ったよりも月に利用する書類が少なかった
想像していたよりも月に契約する書類の件数が少なかったというケースもあります。このような状態が長く続いた場合、社内の違う部所や違う書類で電子化できていない書類はないか確認しましょう。
また、送信方法によって料金が変わるサービスや送信方法によっては無料で送れるサービスもあります。
このような送信方法を選択できて価格を調整できるサービスであれば、様々な書類へ応用がしやすくなります。
DX-Signのお客様の乗り換え事例
実際に他のサービスから電子契約DX-Signへお乗り換えされたお客様の事例をご紹介いたします。
使いやすくて安心
使い慣れたサービスから変更するのには不安がありました。使いずらくなって利用ができなくなるわけにはいきませんし、業務マニュアルの変更も大変な作業だと感じてました。
ところが乗り換え前にデモ操作で確認したところ、操作性は逆にスムーズになると感じたのと、お話の中で専用のマニュアル作成もご支援いただけるという事だったので、思い切って乗り換え手続きを依頼しました。
今では使いやすくなり、以前よりも業務にかかる時間も短縮できております。
（産廃業・事務職・女性）
コストを大幅に削減
毎月の費用を削減したいと思い電子契約の変更を考えてました。
はじめてDXサインから話を聞いた時には、何でこんなに安く済むのか、逆に不安でした。
ですが法的にもしっかりしていて対応も問題なく感じましたので変更を実施。
今では月額の費用も1/3以下に抑えることができてます。
（小売業・経営・男性）
スムーズに書類を移行
変更前のサービスで使っていた時の書類がかなりたくさんあって、もう変更するのは無理だと思ってましたが、DX-Signの書類インポートの話を耳にして思い切って相談を持ちかけてみました。
インポートする書類の事前確認から、インポート作業や書類データの登録までしっかりとサポートいただける内容で安心してお願いをしました。
実際の移行もスムーズに進めていただけて、過去の書類もしっかり管理できております。
（建築業・総務・女性）
まとめ
いかがでしたでしょうか。
乗り換えのステップや注意点についてかんたんにご説明しました。
ご紹介した内容を参考に、ぜひ後悔のないお乗り換えをしていただけたらと思います。
電子契約のご相談はお気軽にDX-Signまでご連絡ください。
