目次
そもそも電子化とはどんな意味？
電子化とは、これまで紙でおこなっていたものを電子データ化することです。
例えば、同意書をはじめとした様々な紙の契約書をPDFなどの形式にすることもそうですし、紙の切符やイベントのチケットをスマートフォン上で読み取れるようにしたり、税務申告や入学手続きなどの書類をオンラインフォームで行えるように提供するなどです。電子化は私たちの生活にあふれています。
デジタル化とは？
電子化と似たような言葉にデジタル化がございます。
デジタル化の意味についても一緒に抑えておきましょう。
デジタル化とは、簡単に言うとこれまでアナログだった作業をデジタルに変化していき、業務を効率化する一連のプロセスのことです。
例えば、会場で登壇して行っていたセミナーをオンライン上で行うことを考えてみましょう。
これまでは登壇する度に専用の部屋を抑え、荷物の準備をし、交通費を掛けて会場に出向いていました。1回登壇するまでにいくつもの過程を踏まなければならなかったのです。しかし、オンライン上で行うことで、パソコンと通信環境があればいつでもどこでも手軽にセミナーをすることができ、大幅な業務効率化が実現できます。
このようにアナログからデジタルへと仕組みを変えていく取り組みそのものをデジタル化といいます。
デジタル化の詳細は以下コラムをご覧ください。
以上を踏まえ電子化とデジタル化の違いについて考えると、「デジタル化のプロセスの一部分に電子化が含まれている」と捉えられます。
両者の違いを厳密に使い分けているシーンは日常ではあまりみられませんが、参考知識としてお読みいただければと思います。
同意書を電子化する方法
同意書を電子化しようとする際、どんな方法があるのでしょうか。
ここでは、様々な方法をご紹介いたします。
WordやExcelを利用
まず一つ目はWordやExcelで作る方法です。
同意書を電子化するつもりはなく紙で渡しているという方でも、まずは原本をWordやExcelで作るケースが大半だと思います。
そのくらい身近なツールです。
さて、電子化の方法ですが、答えは簡単で、原本として作ったWordやExcelファイルをそのまま相手のメールアドレスに添付、送信すればOKです。
最近では無料で使える同意書のテンプレートも存在しているので所定のフォーマットがなければ活用してもみてもよいでしょう。
受け取った相手は添付ファイルを開き、該当箇所に住所や名前を署名後、紙に押す印鑑の代わりとして印影を電子化した「電子印鑑」を施します。
電子印鑑は無料で簡単に作れるツールがありますのでぜひ活用してみてください。
＜注意点＞
ただし、WordやExcelで作成したファイルは改ざんが容易にできてしまうという点に注意です。
また、WordやExcelで作ったファイル上に署名捺印してもらっただけでは法的効力は得られません。
詳細は後述しますが、電子同意書が法的効力を得るには「電子署名」というものを施していないといけません。
よって法的効力を得るには他の方法にするか、ファイルを印刷して紙に署名捺印していただくということになります。
PDFを利用
二つ目はPDFで作る方法です。
作ると申しましたが、前述いたしましたWordやExcelで作成した原本をただ単にPDF化したものになります。
PDF化したファイルは相手のメールアドレスに添付、送信すればOKです。
受け取った相手はPDFを開き、指定箇所に名前や住所をテキスト入力し、紙の印鑑の代わりに電子印鑑を施します。
PDFでの署名や電子印鑑を施す方法は以下のサイトで詳しく紹介されていますので参考にしてください。
＜注意点＞
ただし、PDF上にただ署名捺印してもらっただけでは法的効力は得られませんのでご注意ください。
繰り返しとなり恐縮ですが、電子同意書には「電子署名」というものがないと法的効力はないのです。
よって電子契約サービスのような法的効力を得られるツールの検討を進めてみるとよいでしょう。
タブレッド端末を利用（電子サイン）
また、タブレッド端末を使う方法もございます。
イメージとしてはPDF化した同意書をタブレッド端末内に表示し、相手側がタッチペンを使って直接サイン（電子サイン）をします。
同意書に限らず、近年では様々なサービスのお申込みにタブレッド端末が使われていますので、何かを契約した際にこの方法を顧客として利用した方もいらっしゃるのではないでしょうか。
タブレッド端末にするメリットとしては大きく2つございます。
①同意する相手の心理的ハードルを下げる
タブレッド端末であれば相手と直接対面しその場ですぐサイン（電子サイン）が貰えます。
この流れが紙の契約の場合とさして変わらないので、同意する相手側にとっても心理的に抵抗が少なく受け入れやすくなるでしょう。
また、対面であれば相手側も同意書の内容に不明点があれば直接聞けるので、納得して同意をすることができます。
同意書は例えば病院の手術同意書に代表されるように、相手側にとって重要な内容を扱いますので、対面でサインを行う方が安心感を持ちやすいといえます。
そのような背景から、現場のご担当者様としても対面での電子化を望まれるケースが増えています。
②現場側の管理がラク
もう一つは現場側で書類の管理がしやすいことです。
タブレッドにて電子同意書にサイン（電子サイン）を貰えば、紙の場合のようにファイルに閉じたりすることなく、そのままデータとして端末内に保管できます。
また、名前や住所、生年月日などの顧客情報と一緒に電子同意書を一元管理できるので、管理ミスが起こりにくくなり、顧客の個人情報を安全に保管できます。
＜注意点＞
しかし、タブレッド端末での同意書にも法的効力があるかという面で見ますと、少々曖昧な部分がございます。
といいますのも、タブレッド端末へ署名した書類に法的効力があるとはっきり証明できる法律が現状存在しないからです。
よって、法的効力を持たせたい場合は、相手側の身分を証明できるもの（マイナンバーや運転免許証）のコピーが必要となりますのでご留意ください。
タブレッド端末を使った対面電子サインにご興味がある方は、以下バナーから詳細をご覧下さい。
電子契約ツールを利用
電子契約というツールを使って作る方法もあります。
電子化した同意書の法的効力を得るためにはこの方法が最適です。
やり方は簡単です。PDF化した同意書をツールにアップロードし、相手側の記入欄や印鑑を押してほしい箇所を予め指定しておきます。
あとは署名方式が電子署名になっていることを確認し、相手のメールアドレスに送信すれば完了です。
ここで電子署名を施していないまま送ると法的効力は得られませんのでご注意ください。
先ほどから申し上げております「電子署名」とは、紙とは違い手書きや押印が直接できない電子文書に「本人の署名であること」と「署名後に改ざんされていないこと」を証明するための署名方式のことです。
「署名」といわれるとなにかにサインを書くようなイメージがあるかもしれませんが、そうではなく、法的効力を占めすのに必要な本人性と非改ざん性を証明するために行われる一連の流れを総称したもの、というと分かりやすいかもしれません。
電子署名があることで、紙の場合の署名捺印や記名押印と同様の法的効力が認められますので、電子文書には欠かせない署名といえるでしょう。
近年普及している電子契約サービスは、この「電子署名」が用意されている所がほとんどです。
よってあまり心配はいりませんが、本格的に導入を検討される際は電子署名がきちんと付与できるサービスかどうかチェックしておきましょう。
電子契約の概要や、電子署名の詳しい仕組みは以下のコラムで解説しています。ご興味がありましたら合わせてご覧ください。
電子署名の詳しい仕組みはコチラから↓
電子契約の概要はコチラから↓
法的効力を示すには電子契約の利用を
前章で電子同意書の法的効力を確保するには電子契約サービスの利用をおすすめさせていただきました。
その理由として、電子文書の法的証拠に欠かせない「電子署名」が付与できるからです。
その他、これまで紙での契約で発生していた、印刷、郵送、製本などの作業が必要ないので大幅な業務効率化やコスト削減が期待できます。
また、メールアドレスとそれを確認できるパソコンやスマートフォンがあれば、いつでもどこでも契約ができますので、遠く離れた場所にいる方とも時間を掛けることなく締結を完了させられます。同意書に限らず、取引先との契約書をはじめ様々な文書に活用いただくことでその利点をより感じていただけるかと思います。電子契約が気になりはじめたらまずは無料で使ってみることをおすすめします。
以下コラムで無料で使える電子契約をご紹介しておりますので合わせてご覧ください。
法的根拠に欠かせない電子署名～法律の観点から～
では、話を再び電子署名に戻します。
電子同意書の法的効力について考える際、電子署名は避けて通れない内容となりますので、もう少し深堀していきたいと思います。
電子署名がなぜ電子契約を真正に成立させる要件となりえるのか、法律の観点からも解説いたします。
電子署名の役割について定めたものに「電子署名法」（正式名称：電子署名及び認証業務に関する法律）がございます。以下、その条文となる部分を抜粋します。
（引用）
— 電子署名及び認証業務に関する法律第三条より
「電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。」
（引用、以上）
引用元）e-GOV法令検索|電子署名及び認証業務に関する法律：https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=412AC0000000102
上記の条文を簡単に解釈すると、「本人による電子署名が行われている」なら「真正に成立したものとする」 ということです。
よって、電子契約では、本人による電子署名が行われているのであれば、その契約は法的に紙の押印と同等の効力が認められ、電子契約の真正性を証明します。
また、民法第522条を参考にすると、本来契約というものは「当事者の申込み」と「承諾の意思表示」さえあれば成立するので、口約束でも電子契約でも双方が了承していれば両方とも契約は成立しています。
しかし電子契約というのは、その特性上、紙の契約書のように実印や筆跡を確かめられず本当に本人が意思表示しているのか実態を確かめにくい部分がございます。そこで法的証明力・証拠力を強固にするために「電子署名」が用いられているのです。
以上の内容は以下のページでも解説しております。合わせてご覧ください。
電子契約を使って電子同意書を締結する流れ（医療を例に）
では、ここからは実際に電子契約をつかって同意書を作成する流れを見ていきましょう。
今回は医療を例に流れを見ていきますが、基本的な流れはどの同意書でも大きく変わることはありません。
Step1：患者が内容を確認する
同意書は、患者様に内容を了承をいただくための重要な書類です。
患者様が内容をよく読まずに締結を完了してしまい後々トラブルにならないためにも、まずは患者様のメールアドレスに書類を添付し、事前に内容を熟読いただくことをおすすめします。
Step2：医師が電子契約で署名依頼を行う
患者様が内容を了承したら、いよいよ電子契約を使います。
該当の同意書をPDF化したものをシステムにアップロードし、署名いただきたい箇所（住所、名前、押印など）を指定後、患者様のメールアドレスを入力して送信ボタンを押します。
Step3：患者がメールを確認する
患者様は送られたメールを開き、電子同意書の中身を確認します。
Step4：患者が署名→締結完了
患者様が指定された箇所に署名を残し、完了ボタンを押して締結は完了です。
締結後の書類は双方のメールに送られますので、各自で保管します。
この時、送信に使った電子契約システムのアカウントを持っていると、そのアカウント内に先ほど締結した同意書を保存しておける可能性があります（詳しくは各サービス事業者へご確認ください）。
よって、無料でアカウント登録ができる場合、患者様側も登録をしておけば締結後の書類管理が便利になるのでおすすめです。
電子契約サービス「DX-Sign」では、無料でアカウント登録ができ、締結した書類の保管も行えます。
DX-Signの概要資料は以下より無料でダウンロードいただけます。
タブレッド端末を使って電子同意書を締結する流れ（医療を例に）
では、タブレッド端末をつかって電子同意書を締結する流れもご紹介しましょう。
こちらも医療を例に流れを見ていきますが、サービスのお申込みなどで使う同意書も基本的には同じ流れとなりますので、ご自身の状況に当てはめてご覧下さい。
Step1：患者が内容を確認する
患者様が同意書の内容を確認します。
この時、施術内容に不明点があればご質問いただき、患者様の不安が残らないように丁寧に回答しましょう。
Step2：タッチペン等で画面に直接サイン（電子サイン）
患者様は内容を確認後、タッチペン等で端末内の署名欄に直接サイン（電子サイン）します。
Step3：医師が端末内に書類を保存→締結完了
医師は画面の案内に従い、電子サイン後の書類データを端末内の管理画面上に保存します。
締結後の書類は患者様のメールアドレスに送ることが可能ですが、詳細は各サービス事業者へご確認下さい。
以上がタブレッド端末にて電子同意書を締結するかんたんな流れです。
ご興味がある方は以下より資料をダウンロード（無料）下さい。
電子同意書を活用してる具体的な事例
ここでは、電子同意書を活用している主な事例をご紹介します。
入社誓約書
一つ目は入社誓約書です。
採用担当者は、新しい社員を受け入れる際に入社誓約書を交わすことがあります。
その際、特に大企業の場合は新卒を大量に採用することがあり、個々での締結のやり取りを効率化できるように入社誓約書を電子化する事例がございます。
補足情報）
入社誓約書と関連性の高い書類に「労働条件通知書」がございます。
労働条件通知書は、使用者の作成・交付が義務付けられている重要な書類ですが、労働条件通知書を電子化する際は「相手方の希望」を要件とするよう、労働基準法に定められておりますので予めご注意ください。
医療同意書
二つ目は医療同意書です。
患者様が体に障害をもっていたり、遠方に住んでいる等様々な要因で気軽に来院できない場合、電子同意書を取り入れるケースもございます。
また、昨今では感染症の影響もあり、院内に頻繁に出向くことに嫌悪感を持たれる患者様もいらっしゃいます。
そのような際に、どこにいても安心して締結を行える方法として電子化を検討される傾向にございます。
一方で、同意書の内容によっては対面での契約を望む患者様もいらっしゃいます。
例えば手術に対する同意書を例に挙げますと、やはり対面で不安や疑問を直接確認した後に安心してサインを行いたいという思いをお持ちの方もおり、これから手術を行う身の心情として、至極当然の心理といえます。
その場合はタブレット端末を使って同意書を電子化し、対面にてサイン（電子サイン）をいただくことが一般的です。
患者様はタッチペンを使ってサインを施せますので紙の場合のサインと動作が大きく変わることはありません。
対面のまま同意書を電子化したい場合におすすめの方法です。
以下に医療現場での電子同意書について解説したコラムがございます。合わせてご覧下さい。
書面の電子化に事前の同意を求める場合
三つ目は特殊なケースです。
本来、紙での交付が義務付けられている書類を電子化するにあたって、事前に宛からの同意書を取得しなければならない書類がございます。
例えば、不動産売買や建設工事受託における「重要事項説明書」などです。
重要事項説明書を電子書面交付するには相手から同意書を取得する必要があります。
国土交通省のホームページから賃貸借契約における重要事項説明書の電子化について社会実験を行った際の同意書のひな形を取得できます。電子化のための同意書を電子化する場合、内容の参考にして頂ければと思います。
同意書の電子化でよくある疑問
最後に、皆様からよく寄せられる質問を抜粋してご紹介します。
Q：承諾書も電子化できるのですか。
A：はい、できます。基本的に承諾書も意味としては同意書と似たようなものになります。
同意書は提示する内容に問題ないと同意するもの、一方、承諾書も提示する内容を受け入れるものですので両者とも大きな違いはありません。
よって承諾書も電子化が可能です。
Q：同意書の他にも電子化させたい書類があります。電子契約はどんな書類にも対応可能なのですか。
A：いいえ、法律上の観点から、一部電子化が認められていない書類があります。
詳しくはこちらのページをご参考ください。
電子同意書を作るにはDX-Signがおすすめ
いかがでしたでしょうか。
電子同意書を作る方法は様々ありますので状況に応じて使い分けましょう。
中でも、対面契約ならタブレッド端末にて行う「電子サイン」、場所や時間を問わず法的効力を残せるものであれば「電子契約」を選ぶのがおすすめです。
電子契約「DX-Sign」なら、どちらの方法も低価格で利用可能です。
まずはお気軽に資料請求から！
