契約書の電子化について解説！法的効力の高め方や電子化できる・できない契約書も紹介

契約書の電子化とは

「契約書の電子化」とは、紙媒体を使わずに、「電子サインや電子署名、電子印鑑」を電子データに対して入力・利用して合意を形成（電子契約）することを指します。デジタル署名を通じて、当事者が文書に署名した事実を確認し、さらに「タイムスタンプ」を利用することで契約書が有効でかつ未改ざんであることを立証します。
契約書を電子化することでこれまで紙の契約で行っていた場合の締結業務を大幅に削減できるため、リモートワークや働き方改革が必要とされる今の時代に必要な取り組みです。

しかし、電子契約書を作る上でよく懸念されるのが法的効力をどう示すのかという点です。
通常、紙で行う契約は直接サインや押印を用いて本人が自らの意思で合意したことを証明しますが、電子契約書の場合はそのようなことが物理的にできず、どのように本人性を証明できるのか、その実態が分かりにくいのです。
結論、電子契約書の場合も法的効力を示すことができます。そのカギとなるのが「電子署名」です。電子署名と法的効力の関係については後ほど詳しく解説します。

紙の契約書との違い

契約書を電子化するにあたり、紙での契約との違いについておさえておくとより電子化への理解が深まります。以下の表で、主な相違点について詳しく見ていきましょう。

紙ベースの契約と電子契約の間にはいくつかの顕著な違いがあります。まず、署名の方法が異なります。紙の契約では、手書きの署名や印章が一般的ですが、電子契約では「電子署名」という技術を利用します。これは、ファイルの作成者の名前などを変更不可能な形で記録し、そのファイルが改ざんされていないことを保証するシステムです。

次に、契約の成立日時の証明方法も異なります。紙の契約では日付の記入が基本ですが、電子契約では「認定タイムスタンプ」を用いて、契約書が特定の時点で存在し、以後改ざんされていないことを証明します。

さらに、契約内容の交換方法も異なります。紙の契約では物理的な文書の配送や手渡しが必要ですが、電子契約ではインターネットを通じて電子データの送受信が行われ、時間や場所の制約なく契約手続きが可能となります。

紙の契約書と電子契約との違いについては以下でも詳しくご紹介しておりますので合わせてご覧ください。

電子化した契約書は法律上問題ないのか

結論、電子化した契約書でも法律上問題ございません。
そもそも契約というものは、当事者の申込みと承諾の意思表示があった段階で成立するとされていますので（民法第522条）、極端な例をあげますと口約束でも成立します。よって電子化した契約書の場合であっても特段なにか問題があるというわけではなく成立するのです。
ただ、紙の契約書と同等の本人性を示す根拠として考えた場合、民法だけでは少し物足りなさが残ります。その不足部分を補ってくれるのが「電子署名」です。電子署名は電子契約の書の法的効力を示すのに欠かせない存在です。
上記内容は以下のページでも詳しく解説しております。ご興味がありましたら合わせてご覧ください。

参考）電子契約とは？法的効力の有無や書面契約と比べたコストメリットを解説！

電子契約書の法的効力を高める「電子署名」

契約書を電子化する上で必ず抑えておきたいのが「電子署名」です。
では一体どんなものなのか詳しくみていきましょう。

電子署名は、電子文書の「本人性」と「非改ざん性(改ざんされていない事)」の2点を証明する機能をもつ、電子文書へ付与する署名のことをいいます。
「署名」というと、通常は紙に直接サインや印鑑を押す行為を指します。しかし、電子文書の場合、直接のサインや印鑑は不可能です。
そこで電子署名が登場します。電子署名は、特定の技術を用いて電子文書に「鍵」をかけ、それが本人の行為であること（本人性）と、後から改ざんされていないこと（非改ざん性）を保証し、法的効力を強めているのです。この2つの要素（本人性と非改ざん性）について、もう少し詳しく見ていきましょう。

①本人性

電子署名は、電子契約書に添付される電子的な証明として機能し、作成者が確かに本人であり、かつ署名後に文書が改変されていないことを保証します。法律(電子署名法)では、特定の条件を満たした本人の電子署名が施された電子文書は、本人の意向で作成された正当なものと見なされる、と規定しています。以下に実際の条文を引用します。

電子署名法（正式名称：電子署名及び認証業務に関する法律）

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（引用）
「電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。」
（引用、以上）

— 電子署名及び認証業務に関する法律第三条より

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引用元）e-GOV法令検索|電子署名及び認証業務に関する法律：https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=412AC0000000102

簡潔にいうと、「本人による電子署名が行われている」なら「成立したものとする」 ということです。

②非改ざん性

電子署名は、高度な暗号技術を利用して構築され、本人認証の役割を果たします。暗号技術では、二つの関連するキー、すなわち公開されるキーと秘密に保持されるキーを使用します。秘密のキーは署名者が管理し、公開キーは署名を確認する人が使います。ペアになったキーの特性は、一方の暗号化された情報はもう一方のキーでしか解読できないという点です。

以上のように、電子署名を施すことで、「誰が」「何に」対して合意しているのかを証明しているのです。

電子署名の仕組みを理解する上で欠かせない「暗号技術」については、以下の資料で図解にて解説しておりますので合わせてご覧下さい。

タイムスタンプとの関係

電子署名が法的効力を示す上で重要な役割を持っていることをお話しましたが、さらにその証明を強固にするものとして「タイムスタンプ」が用いられます。
タイムスタンプで本人がいつ（日付・時刻）合意したのかを記録することで、契約書がその時間に確かに存在しており（=有効な契約書）、かつ未改ざんであることを示せるのです。
以上のように、電子署名のほかタイムスタンプを用いることで、その契約に「誰が」「いつ」「何」に対して同意しているのかという3つの要素が揃い紙媒体と同等の法的効力を示せます。
よってタイムスタンプも電子署名と同様重要な役割をもっているといえるでしょう。
タイムスタンプの詳細は以下コラムで解説しておりますので合わせてご覧ください。

契約書の電子化には「電子契約サービス」がおすすめ

前章で電子証明書の法的効力について電子署名が欠かせないことをご紹介しました。
そのような電子署名を施しつつ、電子契約書の締結をラクにするものとして「電子契約サービス」がよく使われます。
電子契約サービスは、書類の締結～管理までを全て一つの管理画面上で行うことで、効率的な締結業務を実現するツールです。
大抵の契約書は、ビジネス上のやりやとりに使われますので、法的効力が保たれている書類でなければなりません。よって電子契約書の場合でもそのような根拠を満たすものとして「電子署名」が必要になります。電子契約サービスは、そのような「電子署名」を施せるツールとしてよく挙がります。

以下でおすすめの電子契約サービスを紹介しています。合わせてご覧ください。

電子契約サービスを使った締結の流れ

では電子契約サービスを使った場合、実際どのような締結になるのでしょうか。
流れを簡単にご説明します。

①送りたい契約書（PDF）を管理画面にアップロード
②相手方に記入してほしい場所を指定（任意）
例）名前や住所の記入、印鑑など
③相手方のメールアドレスに送信
④相手方が必要事項を記入し、完了ボタンを押して締結完了

締結後の書類は各自のメールアドレスに届くので、それぞれ必要な場所に保管します。
以上が電子契約サービスを使った大まかな流れです。

電子化できる契約書

さて、近年では電子契約に関する法整備が進み、現在は、企業で取り交わされる契約書のほとんどが電子化できます。電子化できる契約書の代表的な例をご紹介いたします。

業務委託契約書

業務委託契約書は、特定の仕事を外部の専門家やフリーランスに依頼し、委託した業務に対して報酬を支払う合意を記した文書です。業務委託契約の契約形態は、雇用契約とは異なり、依頼者が具体的な指示や管理権を持たない点が特徴となります。

業務委託契約は、企業が特定のプロジェクトやタスクをフリーランスの専門家に依頼する際に頻繁に利用されます。

雇用契約書

雇用契約書は、労働者と雇用者間で労働の提供とその報酬の支払いに関する約束を記録する文書です。雇用契約書は、法律で要求される「労働条件通知書」としても機能することがあります。また、最近では「労働者の意向の確認」が必要となりますが、雇用契約書や労働条件通知書を電子化することが可能であり、手続きがさらに簡素化されるでしょう。

取引基本契約書

取引基本契約書は、取引相手との継続的な取引を効率化するための契約書です。基本的な取引条件を予め定めることで、毎回の契約書作成の手間を省きます。具体的な商品詳細や単価、数量は「個別契約書」で交換し、取引がスムーズに進行します。

昨今の契約書の電子化の普及に伴って、「取引基本契約書」も電子化がなされるべき契約書の一つとして注目を集めています。

秘密保持契約書

秘密保持契約書（NDA）は、取引や業務委託時に相手方から受け取る営業秘密や個人情報を第三者に漏らさないよう取り決める契約書です。

秘密保持契約書は、企業が重要な情報を安全に共有し、不当な流出や悪用を防ぐために必要です。契約時には情報管理の方法や禁止事項が明記されます。情報の安全確保と企業の存続を目指すために企業間の取引で一般的に用いられます。また、「守秘義務契約書」とも言われますが、実務上は「秘密保持契約書」の呼称が一般的です。

先述した、2つのカギにより「本人性」と「非改ざん性」の担保が可能となったことから、電子契約でも「秘密保持契約書」の締結が可能となっています。

業務請負契約書

業務請負契約は、特定の業務を外部の専門家や企業に依頼する契約です。請負人が約束した仕事の完成を目指し、依頼者がその成果に対して報酬を支払います。業務請負契約は、仕事の完成を目的とし、委任契約や準委任契約とは異なります。契約書は、トラブル回避やリスク管理のために重要で、報酬の支払方法や納入方法などが記載されます。また、電子化が可能であり、効率化やコスト削減、セキュリティ強化のメリットがあります。

売買契約書

売買契約書は、売主と買主が商品やサービスの取引を行う際に作成する文書です。売買契約書には取引の条件やルールが明記され、トラブルの予防やリスクの最小化を目指します。

法律で義務付けられていないため、口頭合意でも成立可能ですが、企業間取引ではトラブルを避けるため文書化が一般的です。

特に不動産関連の売買では、売買代金など重要な取り決めが記されるため、重要な契約書の一つです。なお、電子契約の際には「別途規定」が不動産では存在するため注意が必要です。

電子化できない契約書

一方、法律上まだ電子化できない契約書もございます。
該当するものがないかチェックしておきましょう。

事業用定期借地契約

事業用定期借地契約は、土地所有者が事業者に一定期間土地を貸し出す契約です。

この契約は土地の有効活用を促し、所有者に安定した収入源を提供します。契約期間は通常10年以上50年未満で、更新は認められません。契約満了時には土地は更地として返還されます。賃料は借主の事業収益に基づき設定されることがあり、変動する可能性もあります。

この契約は土地評価額の減少や固定資産税の軽減などの利点がありますが、専門家の介入が必要となるため、コストと手間がかかる点がデメリットとなります。

この契約は借地借家法の第23条にて「借地権の設定を目的とする契約は、公正証書によってしなければならない。」と定められており、書面での締結が必要です。

※公正証書とは、法的行為に対して内容を証明するための書類で、公的資格を持つ公証人が書証として作成する文書をいいます。

引用元）e-GOV法令検索|借地借家法（平成三年法律第九十号）：https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=403AC0000000090

企業担保権の設定又は変更を目的とする契約

企業担保権は、簡単に言えば、ある会社がお金を借りる際に、返済の保証として設けられる特殊な保証システムです。企業担保権のシステムでは、会社の全財産が担保として設定されます。保証を受ける人や組織を「企業担保権者」と呼びます。

企業担保権の設定や変更を法的に有効にするためには、会社の本社がある場所の公的な登記簿に記録しなければなりません。ただし、特定の状況下（例：一般的な継承時や混同、担保された借金がなくなった場合）では、登記のルールは適用されません。

こちらも「企業担保権の設定又は変更を目的とする契約は、公正証書によつてしなければならない。」と企業担保法の第3条に定められており、公正証書化する義務があるので電子契約化が2024年時点でできません。

引用元）e-GOV法令検索|企業担保法（昭和三十三年法律第百六号）：https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=333AC0000000106

任意後見契約書

任意後見契約書は、委任者が特定の人に、自身の日常生活や健康ケア、財産の管理に関わる業務を行う権限を付与する契約です。

契約は、公証人が立ち会う「任意後見契約公正証書」として作成しないと、法的効果が生じません。契約を結ぶ際には、契約者と受任者が共に、契約者の住まいの近くの公証役場を訪れ、公証人の前で文書に署名する手続きが必要です。

任意後見契約に関する法律第3条では、「任意後見契約は、法務省令で定める様式の公正証書によってしなければならない」と定められております。こちらも公正証書化する必要がある書類で、電子契約化ができない契約のひとつとなります。

引用元）e-GOV法令検索|任意後見契約に関する法律（平成十一年法律第百五十号）：https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=411AC0000000150_20150801_000000000000000

特定商取引法の契約書面

消費者の利益を守ることを目的とした法律に特定商取引法があります。

特定商取引法とは、事業社による違法・悪質な勧誘行為や広告について規制しており、代表的な例としては、訪問販売や通信販売における消費者トラブルなど、事業社と消費者間でトラブルを生じやすい取引を対象としてルールが定められています。

ルールの中で、消費者保護の観点から、契約締結時における書面交付が義務付けられています。

対象となる取引の詳細はこちらのページをご覧ください。

電子契約のメリット・デメリットについて

メリット

では電子契約の代表的なメリットをいつくかご紹介します。

● コスト削減

電子契約を使うと契約書を発送する必要がないため、発送にかかる費用を大幅にカットできます。また、電子契約の場合は印紙代が不要になるため、これまで高額な印紙代に悩まされていた企業にとって大きなメリットであるといえます。

● 作業効率の向上

これまで紙の契約書で必要だった印刷、封入、発送作業が不要なため、業務効率化が期待できます。契約書の作成のためにわざわざ出社するという必要もなくなります。

● セキュリティ強化

契約書はクラウド上で管理できるため、契約書の紛失リスクもなくなり、契約の期限管理も簡単に行えます。また、契約書の保護に関しても、高いセキュリティが保証されています。

デメリット

電子契約は多くの利点を持つ一方で、欠点や注意が必要な点もあります。電子契約導入時に生じる欠点について簡潔に説明します。

● 取引先の協力が不可欠

契約を結ぶ際、取引先の協力は必須です。電子契約への移行は一方的な決定ではなく、取引先の了解が必要です。全ての企業が電子契約を受け入れるわけではなく、紙ベースの運用からの変更が困難な場合もあります。

理解が得られない場合は、紙と電子契約の適切な使い分けが必要です。

● 既存の業務プロセスの変更が必要

新しいシステムの導入は、現行の業務プロセスの変更が必要になります。従業員が新しい流れに抵抗を感じることもあり、社内の調整が重要です。役割に応じたガイドラインの作成やトレーニングも効果的です。重ねて、運用開始後のサポート体制の構築も考慮するべきです。

契約書の電子化の詳しいメリットとデメリットについては以下の記事をご確認ください。

電子契約を導入する前に注意するポイント

取扱う契約書の確認

場合によっては電子化ができない契約書もございますので現行取り交わしている契約書に該当するものがないか確認してみましょう。
電子化できない書類の詳細は以下でも詳しく解説しております。ご興味がございましたら合わせてご覧ください。

参考）法律の改正後も電子契約化できない契約書

管理体制の把握

管理体制を予め整理しておきましょう。
具体的には、各契約書の担当者を割り出し、電子契約にすることで管理にどのような影響がありそうか会話しておきましょう。懸念点が出てきた場合は電子契約のサービス担当者にアドバイスをもらうのも手です。

取引先と社内への具体的な説明

導入の際は、社内はもちろん、取引先へ導入する旨を早めに知らせておくことが重要です。取引先によっては契約書の電子化は不可としているケースもありますので、電子化が可能な契約書であっても予め確認をとっておきましょう。

合わせて、操作の説明をしておくことも重要です。
とはいえ、一人一人に説明するのは大変ですので、各サービス事業者が実施している、使い方セミナーを利用すると良いでしょう。取引先にも実施できます。詳しくは各サービス事業者に確認してみましょう。

電子契約導入までの具体的なフロー

最後に、電子契約システムを導入にご興味のある方へ、導入までの具体的な構築フローをご紹介します。

【電子契約導入時の組織体制の構築フロー】
1.目的と目標の明確化
2.電子契約サービスの選定
3.資金の準備
4.社内の印章申請プロセスの見直し
5.電子署名の管理方針の策定
6.導入提案
7.社内と取引先への説明とマニュアルの展開

1.目的と目標の明確化

電子契約の導入は、多くの契約書を電子化するほど、経費削減や効率向上の効果が増大します。ただし、不明確な理由で始めると、社内での導入が停滞する恐れがあります。初めに、導入の目的と目標を設定しましょう。

2.電子契約サービスの選定

企業の現状に適した電子契約サービスを選ぶため、比較検討を行い、目的達成が可能か確認します。試用版を利用して実際の操作感を確かめるのも良い手段です。

3.資金の準備

紙と電子契約のコストや時間を比較し、電子契約システム導入によるコスト削減の可能性を検証した上で、決裁者に提案しましょう。

4.社内の押印申請プロセスの見直し

多くの企業では、プロジェクトに関連するメンバーが文書を確認し、責任者が印を押す流れが基本となっています。プロセスを見直し、電子契約を効率的に利用できるよう調整しましょう。

5.電子署名の管理方針の策定

従来の印章管理方針を電子署名に適応させる際、管理者や権限者を明示することが重要です。電子署名の管理方針を策定する方法は、既存の印章管理方針に組み込むか、新たな方針を作成するかの2つのアプローチがあります。

6.導入提案

1から5のステップをまとめ、導入企業の事例を参考にして、決裁者に電子契約導入の必要性を強く訴えましょう。

7.社内・取引先への説明とマニュアルの展開

導入が承認された後は、社内外向けのマニュアルを作成し、関係者への説明会を計画します。社内のコミュニケーションツールや外部のプレスリリースを利用して、電子契約への移行をアナウンスするのも効果的です。

以上が電子契約導入までの具体的なステップですが、自社だけで全て進めていくには行き詰ることもあるでしょう。「社内稟議が通らない・・・」「上層に導入メリットがイマイチ伝わらない・・・」など導入に関するお悩みはぜひ電子契約サービス事業者にお気軽にご相談下さい。電子契約サービス「DX-Sign」では随時ご相談を受け付けております。以下からご相談いただけます。

電子契約サービスで契約書をかんたん電子化

いかがでしたでしょうか。
契約書を電子化すると、それまで紙で行っていた業務やコストを大幅に改善できます。
法律の観点からみても電子契約書の締結は問題ありませんが、法的効力を示すカギとなる「電子署名」について知っておくとより安全性への理解が深まるでしょう。
電子署名を施すには「電子契約サービス」の利用がおすすめです。一部電子化できない書類もございますのよく確認の上、社内外の調整を行った上で検討を進めてみてください。

とはいえどのサービスをえらんだらよいか分からない、という方のために電子契約サービスを比較した資料をご用意しています。ご興味がある方は以下よりダウンロード（無料）してください。