目次
そもそも書留とは？
簡易書留に入る前に、そもそもの書留の意味について触れておきましょう。
書留とは、郵便物の引受や配達過程をデータで記録し、万が一郵便物(ゆうパック除く)が紛失等で届かなかった場合には、賠償額の範囲内で実損額が賠償される郵便局のサービスです。
荷物の引受番号から配達状況を知ることができますので、最終的に荷物が届いたかどうか確認でき安心です。
そのため、重要書類や商品券、現金を送る場合などに有効な方法です。
郵便局の窓口にて「書留・特定記録郵便物等差出票」を提出することで簡単に利用できます。なお、コンビニで送ることはできませんのでご注意ください。
書留には「一般書留」「簡易書留」「現金書留」の3種類ございます。それぞれの違いをおさえ用途に応じて使い分けましょう。
各特徴については後ほどご説明いたします。
簡易書留とは？
まず初めに、今回のテーマである簡易書留について解説します。
簡易書留とは、郵便物の引受と届いた時間を記録してくれ、万が一の紛失時には5万円までの実損額が賠償されるサービスです。
利用料金は、通常の郵便代に320円をプラスします。
（つまり、84円の郵便を送る場合は404円となります)
一般書留に比べ安価に利用できる分、配達状況の記録内容と賠償金額の上限に限度がございます。配達の記録は、荷物を引き受けた時間と届いた時間となり、どの郵便局を経由したかという細かな配達過程までは確認することができません。賠償金額は前述の通り5万円までとなります。
簡易書留のメリット・デメリット
もう少し簡易書留の特徴を見ていきましょう。次は簡易書留のメリットとデメリットについてご紹介します。
メリット
・追跡サービスを使って配送状況を確認できる。
・万が一の場合は5万円までの賠償が受けられる。
・土日祝でも配送が可能。
・お届け先に手渡しで配送されるため、安全に届けられる。
・一般書留よりも安く送ることができる。
デメリット
・配達追跡において、どの郵便局を経由したかまでは記録されない。
・通常郵便よりも利用料金が高い。(郵便代に+320円)
・受取人へ直接手渡しのため、不在時はお届けができない。
不在時には再配達を希望することで希望の日時に再び配達してもらえます。
しかし、受取人が常に不在がちな場合、再配達希望を出すことはかえって手間をかけさせてしまいますので別の送り方を検討した方がよいでしょう。
その他の書留との違い
さて、簡易書留について抑えたところで、残りの2つの書留についてもご紹介します。
現金書留
現金送付専用の一般書留です。
現金を送りたい場合、他の方法では送付不可のため、現金書留を利用することになります。
利用する場合は、郵便局の窓口にて現金書留専用封筒(1枚21円)を購入します。封筒は大小2種類あり、それぞれの大きさは以下の通りです。
・小(定形郵便)：縦19.7cm×横11.9cm
・大(定形外郵便)：縦21.5cm×横14.2cm
注意点として、現金書留は日本円を対象としておりますので、海外通貨は送付できません。また、宝石や貴金属などの貴重品も同様に送付できません。
これらは「一般書留」で送るようにしてください。
また、万が一の場合は、1万円まで実損額を賠償してくれます。
※送る現金の額以上を申請することはできませんが、50万まで増額が可能です(有料)。詳しくはお近くの郵便局にご相談ください。
一般書留
引き受けから配達までの配達過程を記録してくれるので、問い合わせ番号から追跡確認ができます。万が一届かなかった場合は、10万円まで実損額を賠償してくれます。
※送る品物の額以上を申請することはできませんが、500万まで増額が可能です(有料)。詳しくはお近くの郵便局にご相談ください。
＜料金＞
通常郵便(手紙はがき)：郵便代＋435円
ゆうメール：郵便代+380円
簡易書留、現金書留、一般書留の料金表
簡易書留、現金書留、一般書留とその特徴をみてきましたが、改めてそれぞれの料金をまとめます。
以下の表を参考にしてください。
各種書留の使い分け
3種類ある書留。
それぞれ特徴はございますが、実際に利用するとなるとその使い分けに悩まれる方もいらっしゃるかと思います。
ここでは、それぞれの利用シーンをご紹介しますのでご参考ください。
利用シーン一例
■簡易書留
・現金以外のものを送る時
・相手が受け取ったことを知りたい時（簡易な追跡サービスあり)
・なるべく郵送費用を抑えたい時(一般書留よりも割安)
・契約書などの重要書類
・5万円以内のチケットなど(万一の賠償額5万円まで）
・大口・法人の利用(割引サービスがある)
■一般書留
・現金以外のものを送る時
・配送履歴を細かく知りたい時（詳細な追跡サービスあり)
・5万円以上の高価有価証券、商品券、宝石などの貴重品(万一の賠償額10万円までだが増額可能）
・大口・法人の利用(割引サービスがある)
■現金書留
・現金を送付したい時
※対象は日本の紙幣、硬貨のみです。海外通貨は送れません。
・結婚式などのお祝い金を送りたい時
※専用封筒に入ることができる大きさならご祝儀袋や手紙も同封できます
基本的に、現金を送る際は現金書留しか手段がございませんが、一般書留や簡易書留でお悩みの際は設定されている賠償金で判断すると良いでしょう。送りたい商品の金額が5万円の範囲内であれば簡易書留、5万円以上もする貴重品を送りたい場合は一般書留にした方が安心です。
簡易書留の利用手順
では、実際に簡易書留を利用してみましょう。ここでは簡易書留の利用手順についてご紹介します。
利用には、郵便局の窓口に行く必要がありますが、専用の書類に記入するだけで簡単に利用可能です。
①郵便物の用意
簡易書留や一般書留は、現金書留と違って専用封筒がないため、ご自身で普通の封筒をご用意ください。
②郵便局の窓口にて「書留・特定記録郵便物等差出票」に差出人の住所氏名と受取人の氏名を記入後、郵便物と一緒に提出。
③引受の記録として控え(受領証)をもらう。
受領証には、配送状況を確認できる問い合わせ番号が記載されておりますので大切に保管してください。場合によっては受取人の方へ事前に共有しておくと安心です。
④お届け完了まで待つ。
問い合わせ番号を使って、こまめに配送状況を確認しておきましょう。
簡易書留の書き方
簡易書留は、前述のように専用封筒がないため普通封筒を用意します。
ここでは簡易書留への具体的な書き方についてご紹介します。
①表面の書き方
まずは封筒の表面には、相手先の郵便番号、住所、名前を書きます。
会社や団体に充てる場合は「御中」、特定の個人に充てる場合は「様」とかきます。両者の併用はできませんのでご注意ください。
②裏面の書き方
裏面には、差出人の郵便番号、住所、名前を書きます。
左下に小さく書くのが一般的です。
③切手について
左上に切手を貼ります。定形郵便ならば84円切手が一般的ですが、重量によって変化しますので、なるべく郵便局の窓口へ行って用意することをお勧めします。
注意：
簡易書留の配達スピードは通常郵便と同じです。
したがって早めに届けたい場合は別途「速達」をつけてください。
封筒に赤線をいれると速達の意味になります。
また、赤線を引いてなくても、郵便局の窓口にて「速達でお願いします」と言えば速達用の印を押してもらえます。
書類の追跡や配達証明の発行方法
書類を出したら無事届けられているか追跡サービスを使って確認しましょう。
窓口でもらった控え(受領証)に記載されている問い合わせ番号を、郵便局の「郵便追跡サービス」にて入力して確認します。
合わせて、一般書留の場合、出した郵便物を確かに配達したという事を証明する「配達証明」というサービスがございます。
利用する場合は、窓口にて配達証明を利用することを申告し、一般書留に必要な料金にプラス320円を支払います。
書類の郵送でよくある質問
Q：契約書を送る為、ポスト投函では不安です。どんな方法を選べばよいでしょうか。
契約書などの重要な書類を送るのであれば、直接手渡しする送付がオススメです。
簡易書留やレターパックプラス（赤）がよいかと思います。
ポスト投函は郵送代の節約には有効ですが、盗難などセキュリティーに不安が残ります。
また、無事に届いていたとしても、相手先が封を切って書類は確認している状態なのか、そもそもポストを確認しておらず届いているのにも気づいていない状態なのか、相手に尋ねない限り状況を正確につかめないのが苦しい所です。よって重要書類には使わないようにしましょう。
もし、今後契約書を送る際の根本的な解決策をお考えであれば、「電子契約サービス」の検討もおすすめします。電子契約はこれまで締結していた紙の契約を電子上で行えるようにしたサービスです。
電子契約であれば、相手先のメールアドレスに直接書類を送ることができ、相手先の締結が止まった際、誰が確認していないのかが一目で分かります。
そもそも電子契約とは何かご興味があれば以下のページも合わせてご覧ください。
Q：毎月の発送作業に時間を取られています。効率化する方法を教えてください。
発送作業を効率化するのであれば、ツールを使ったり、業務を代行してしまうのが有効です。
例えば、日本郵便のWebレターであれば、書類の印刷～発送まで代行してもらえるので効率化に繋がるでしょう。詳しくは以下をご参考ください。
Q：早めに送らなくてはいけない契約書があるのですが、土日は郵便局が閉まっていているのでもどかしいです。
日本郵便のWeb速達がオススメです。
Web上で受け付けが可能で、休日も当日配達が可能です。※申込時間と配達可能地域が決まっています。詳しくは以下をご確認ください。
もし、今後も契約書をスピーディーに送ることが課題になるようでしたら「電子契約サービス」の検討も合わせておすすめしています。
電子契約は紙の契約を電子上で行えるようにしたサービスです。Web上での契約になっても相手先が問題ないようでしたら選択肢の一つとしてお考えください。
電子契約サービスDX-Signの基本資料は以下からダウンロードいただけます。
電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由
書類を書留で送る場合、窓口での提出が必要ですし、郵送費用も掛かりますので業務効率化やコストの観点でお悩みをお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。
そこでおすすめしておりますのが、電子契約サービス「DX-Sign」です。電子契約書であれば相手先の送信までクラウド上で完結しますので、これまでの面倒な郵送手続きは必要ございません。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は簡易書留を中心に、利用方法や料金、使い分けなどについて詳しく解説してきました。
簡易書留は郵便局の窓口にて利用が可能です。郵便物に万が一のことがあれば賠償サービスが利用できますし、受取人に手渡しされるので重要な書類を送りたい時に便利です。
一方、窓口での手続きが面倒という場合や郵送費用が気になっていらっしゃる方には電子契約サービスの導入もおすすめです。低コストでの導入が可能なサービスもございますので、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。
