デジタル化とはどういう意味？必要性や進め方・ポイントを簡単に解説

デジタル化とはどういう意味？

まずはデジタル化について定義してみましょう。
簡潔に表現するのであれば、「アナログをデジタルへ変えること」「アナログの業務工程をデジタルへ変えること」と言えます。
業務工程における作業を自動化したり、オンラインで完結させたり、ペーパーレス化したり、といった取り組みを総称して「デジタル化」と言います。
デジタル化の具体的な例をあげるならば、対面で行っていた会議や商談をWEBカメラ等のツールを用いてオンラインで行ったり、会場で登壇して行っていたセミナーをオンライン上で集客・開催（ウェビナー）したり、といった事です。
感染症の拡大や働き方の多様化により、これまで会社に出勤して行っていた業務を自宅やご自身のライフスタイルに合わせた場所で行うようにもなりました。いわゆるテレワークとなりますが、テレワークが進んだ背景にもデジタル化の支えがありました。
ITの進化により、様々なビジネスモデルや業務プロセスがより便利に効率的に行われるようになりました。
これまで押印が当たり前とされていた契約締結業務においても、電子契約によりデジタル化が実現できております。

デジタル化とDXの違い

それでは、「デジタル化」と「DX」に違いはあるのでしょうか。
結論から申し上げますと、デジタル化はDXの入口に過ぎず、DXは新たなテクノロジー技術で事業やサービスを「変革させる」という目的の観点で大きく異なります。
デジタル化の目的は、業務の効率化や新しいサービス価値の創造、などです。
一方でDXの場合は、「変革」というキーワードが一つのポイントとなります。
ここでDX=デジタルトランスフォーメーションの言葉を詳しく見てみましょう。
DXは「Digital」と「Transformation」の組み合わせです。
Transformationには変革や変容といった意味が含まれます。
よって、DX（DigitalTransformation）を直訳するのであれば、「デジタルによる変革」「デジタルによる変容」という事ができます。
「デジタル化」のその先に「DX」の目的はあります。
デジタル技術の活用によってサービスやそのビジネスモデルへ変革をもたらすのがDXの目的です。
ところで、DXはDigital Transformationの略語ですが、なぜ、「T」ではなく「X」が使われるのか疑問に思う方も多いでしょう。
この答えはTransformationのそもそもの意味にございます。
Transformationには「Trance=交差する」という意味がある為、「交差する」ことを1文字で示す「X」がDXにも使われるようになりました。
このように、その言葉の語源や目的において「デジタル化」と「DX」は異なります。
補足しますと、DXを実現するには3つのステップがあり、その一つが「デジタル化」です。
・デジタイゼーション：アナログな特定の業務をデジタル化すること
・デジタライゼーション：業務のフローやプロセスをデジタル化し効率化と生産性向上を実現すること
・デジタルトランスフォーメーション：DX、事業やサービスをデジタルにより変革させること
このように、デジタル化はDXの入口であり、最初の一歩となります。

「2025年の崖」問題について

DXが推進、推奨される上でよく耳にするのが「2025年の崖」という言葉です。
こちらは経済産業省のレポートによるもので、DXが進まないままであれば2025年以降に最大、年間12兆円という巨額な経済損失が生じる可能性がある、という警告から生まれております。12兆円は現在の経済損失と比較するならば約3倍にもなります。
この警告の一因に、レガシーシステムと呼ばれますが、老朽化し複雑化した既存の基幹システムがブラックボックス化しており、企業のグローバルにおける競争力を低下させている点があげられております。この背景には、ユーザーとなる企業とベンダー企業との関係性が見直されないままにきたことと、そもそもユーザー企業にIT人材が不足しているという点があげられております。
レガシーシステムには、運用する人員や保守などのコストが大きく、基幹システムともあれば刷新すること自体にも大きな労力が必要となります。
その為、DX推進の足かせとなり、「205年の崖」問題へとつながっております。

デジタル化の必要性とメリット

業務効率化

アナログな業務をデジタル化することで、これまでかかっていた手間や時間を削減することができます。
会社に出社せずにオンラインで業務を行う事で通勤にかかる時間やコストが削減できます。
同様に、対面で訪問していた商談もオンラインで行う事で、移動にかかる時間やコストが削減できます。
一例にすぎませんが、デジタル化により業務効率化が進められる点は異論がないでしょう。

多様な働き方の実現

上記の例えは、テレワークの導入といった働き方の自由度も高まります。
オンラインの会議や商談のツール、社内稟議をオンラインで行うワークフロー、契約締結を電子契約でデジタル化する、など様々なデジタル化により、これまで出勤や出社が当たり前とされていましたが、テレワークにより働く場所を問わなくなります。
多様な働き方は、ライフバランスも整えることができ生産性向上にもつながります。

事業継続性の確保

企業が自然災害や大火災など不測の緊急事態に遭遇した場合にいかにして早期復旧を行い、事業を継続再開させるかについて計画しておくことを、事業継続計画（BCP）と言います。
近年では感染症の拡大により出勤が困難となる事態もございました。
このようにBCPは各企業で策定しておくべき計画となりますが、デジタル化しておくことは事業継続性の確保へ少なからず貢献します。
契約書などの重要な書類も電子契約サービスのようにクラウド上で保管管理しておけば、いざという時に原本を失う恐れは軽減できます。
BCPの観点においてもデジタル化は大切な役割を果たします。

ペーパーレス社会の実現

最近ではSDGsという言葉を聞かない日はないという位に身近にはなって参りました。
SDGsはSustainable Development Goals （持続可能な開発目標)の略称で、17のゴールで構成されております。
そのゴールの一つに「気候変動に具体的な対策を」や「陸の豊かさを守ろう」という項目が掲げれれており、ペーパーレス化で目指す環境保全も重要視されております。
デジタル化の一つのツール、電子契約サービスは、契約書という紙の書類を電子ファイルにする事でペーパーレス社会へも貢献するツールです。
私たちは電子契約DX-Signが一つのペーパーレス社会を実現させるツールになることを願い、環境への取り組みを推進しております。
当社の環境への取り組みは以下をご参照ください。
https://www.dx-sign.jp/environment/

デジタル化に対する意識と現状

このようにデジタル化には必要性もメリットも大いにございますが、デジタル化への意識の差は業種によって違いがあると言われております。
しかし、これまで対面で行われていたサービスがオンライン化されたり、各種法規制により書面提示が求められていたものも電子化が認められるようになったりと、その差を埋めるべく国や業界で動きはございます。
デジタル化の推進の遅れを取り戻すには、こうした国や業界、そこにある企業や所属する人員の意識統一が求められます。

デジタル化の効率的な進め方

現状分析・目的の明確化

デジタル化とは、単にデジタルツールを導入することが目的ではありません。デジタルツールの導入はあくまで手段であり、デジタル化で実現したい目的を明確にするためにはまず現状を正しく分析しておく必要がございます。
アナログでの業務での生産性や工数を改めて分析する事で無駄や削減できるポイント、そしてデジタル化を実現した場合のあるべき姿を描いていくことにつながります。

課題の認識・必要性の検討

現状分析により、現状とあるべき姿を描くことができれば、そのGAPに課題がございます。改善すべき課題を正しく認識するのが次のステップとなります。
ここでは自社の課題をしっかりと洗い出してみると良いです。そして課題に対してデジタル化で解決できるのか、その場合はどのようなツールが有効であるのかを考えていきます。
なお、アナログの業務のすべてをデジタル化することがゴールではございません。自社にとっての課題を解決する為に必要となるデジタル化を検討してみましょう。

ツールや施策の選定

課題の解決の為に必要となるデジタル化のポイントを抑えることができれば、次はいよいよデジタル化のツールや施策を選定していきます。
ここではデジタル化の目的を再度確認しながら進めていくと良いでしょう。
業務効率化を目的としているのに、操作性が悪く逆に効率が落ちてしまっては、そのデジタルツールを導入する意味がありません。
あるいは、コスト削減を目的としているのに、導入コストや運用コストがあまりにも高額であれば最適とは言えないかもしれません。
目的に沿って適切なツールや施策を選定していきます。
そして解決すべき課題の中でも重要性や緊急性を考慮しながら優先順位を付けておくのも大切です。
デジタル化は運用する社員にも負担をかけます。優先順位を付けて順次適用範囲を広げていくというのもおすすめです。

セキュリティ対策

見落とされがちですがデジタル化を進める上でセキュリティ対策も大切です。
ユーザーへの権限設定などのツール側の機能も考慮しておく必要がございますし、利用するユーザーの意識や運用への理解も必要となります。
クラウドで情報を扱う上でのセキュリティ研修などを開催したり、情報漏洩に対する研修などを行っておくのも大切です。

導入効果の検証と見直し

デジタル化の進め方の最後に、導入効果の検証も予め用意しておくのもおすすめです。
目的としていた効率化やコスト削減が実現できているのか、なるべく定量化して検証できるようにしておきましょう。
そして運用後の課題なども洗い出しながら、更に良い形でのデジタル化を実現できるよう推進していきましょう。

デジタル化を成功させるための考え方とポイント

変化への柔軟性

IT技術の導入やデジタルツールの導入は、これまでの業務プロセスや職場の環境へ変化をもたらします。
この変化を望まず反対派の意見もありえます。
より良い環境や業務効率の為に必要であること、デジタル化された状態のメリットを伝え、変化に対して柔軟な姿勢で望めめるよう講じておく事も、デジタル化を成功させるためのポイントの一つです。

小さく始める

特定の業務や部門、特定の担当者からデジタル化を進めていくというのも成功させやすいです。
いきなり大きく全社のフローを変えるにはそれなりに労力や時間がかかります。
小さく始めて徐々に広げていく方が、実はデジタル化を全体に広げる近道でもあったりします。
小さく、段階的に進めていく、という考え方もデジタル化を成功させるポイントとなります。

投資の必要性への理解

デジタル化を推進するのは、推進担当や運用する現場のみでは実現できません。
経営者や管理者の理解や協力は必要です。
その為、金銭的な投資ももちろんですが、デジタル化を進める人への投資の必要性も理解いただくことがポイントとなります。
デジタルツールは道具であり、その道具を使うのは人です。IT人材を育てる為には時間も必要となります。
デジタル化により実現できるメリットは大いにございます。デジタル化への投資の必要性へ理解を予め深めておけるようにしましょう。

フローやマニュアルを見直す

デジタル化による業務のフローや作業手順を見直すことを前提にしておくという考え方も大切です。
デジタル化によって生まれた人と時間の余裕を、より良い事業やサービスの改善の為につなげていく為には、現状を見直すものという考え方で進めていくことも必要となってまいります。

電子契約ならDX-Sign

「DXの第一歩をここから」
DX-Signのテーマです。
電子契約サービスは、書面による契約業務をクラウド上で行うことで業務効率向上、生産性向上へつなげられるデジタルツールです。
DX-Signは、DXの第一歩、デジタル化の第一歩となれるよう、圧倒的に使いやすい操作性と必要となる機能をすべて兼ね備えた電子契約サービスです。
また、導入の障壁を軽減するため、導入コストが不要なのはもちろん、無料で始めるトライアルもご用意しております。
その他、導入し実際に運用が定着するまでの推進もしっかりとサポートいたします。
DXの第一歩を、DX-Signから始めてみませんか。

まとめ

今回はデジタル化について、定義や必要性、進め方などを解説いたしました。
デジタル化はDXの入口であり第一歩であります。
デジタル化のその先にはDXの推進という考えもあるかと思います。
DX導入における、「実現のための3つのステップ」や確認しておきたい「5つの落とし穴」、DXを進めるロードマップなどをまとめた無料の資料も用意いたしております。
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