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特定記録郵便って？
特定記録郵便とは、差出人の出した郵便物の引受や配達状況を記録してくれる、郵便局のサービスのことです。
後に解説いたします簡易書留と比べても値段が安く、受取人は受領のサインが不要で、郵便物はポストに投函されるため、差出人が「発送した」という記録をしっかり残したい場合には大変利なサービスです。
個人の場合はチケットの発送、法人の場合は請求書や会員誌などの発送におすすめです。
また、追跡サービスも使えるため、最終的に郵便物が「配達完了」になっているかも確認することができます。
ただし、この「配達完了」とするタイミングが郵便局によって異なる場合がございますので注意が必要です。例えば、本来の意味の通り配達後に完了とする場合もありますが、配達に出た時間に完了とする場合もあります。したがって、「配達完了」となっている時刻に届いているとは確実にはいえない場合があるのです。よって、配達状況は参考程度に確認しておきましょう。
特定記録郵便のメリット・デメリットについては後ほど詳しく解説いたします。
簡易書留との料金や配達方法の違い
似たような発送方法に「簡易書留」がございます。簡易書留とは、郵便物の引受や配達状況を記録してくれ、万が一配達中に紛失等で届かなかった場合に5万円までの実損額が賠償されるサービスです。受取人に対しては手渡しかつ受領のサインが求められますので、特定記録郵便よりもより確実に届けられます。
では両者の料金や配達方法の違いを詳しく見ていきましょう。
【料金】
それぞれ、送る郵便代にプラスして以下の指定料金を支払います。
特定記録郵便：郵便代+160円
簡易書留：郵便代+320円
【配達方法】
特定記録郵便：
・受取人のポストへ配達
・受取人のサイン必要なし
・追跡サービスあり
簡易書留：
・受取人へ手渡し
・受取人のサイン必要
・追跡サービスあり
メリットについて
さて、簡易書留との違いについて抑えたところで、特定記録郵便に話を戻します。特定記録郵便のメリットは以下の通りです。
・郵便物を差し出した記録を残すことができる
・追跡サービスを使って配達状況を確認できる
・受取人のポストへ配達するため受取のサインが不要
特定記録郵便は差し出した記録が残りますので、万が一届かない場合があってもこちら側が送ったことの証明はできます。
また、荷物は受取人のポストへ配達され、受取人が不在の場合でも送ることができますし、受領のサインが不要ですので、受取人に手間をかけることなく送ることができます。
デメリットについて
ではデメリットについてはどうでしょうか。
特定記録郵便のデメリットは以下の通りです。
・受取人へ手渡しはしない為、確実に受け取ったかどうか不明
・配達完了とするタイミングが明確ではない為、配達された時間を正確には把握できない
・万が一紛失された場合でも、賠償金の保証はない
・ポスト投函の為、配達員の誤配や第三者による盗難のリスクがある
・土曜日、日曜日、祝日の配達は行わない
※ただし別途「速達」を併用した場合や「配達日指定」で土・日・祝を指定している場合等を除く
利用手順について
次に、実際に特定記録郵便を利用する為、利用手順を確認しましょう。
郵便局の窓口での手続きにはなりますが、書類の提出一つでかんたんに利用することができます。
①郵便局で「書留・特定記録郵便物等差出票」に差出人の住所氏名と受取人の氏名を記入後、郵便物と一緒に窓口へ提出。
②提出後、引受の記録として控え(受領証)をもらう。
③お届けが完了するまで待つ。
※控えに記載されている「引受番号」が、追跡サービスで配送状況を確認する番号になりますので、事前に受取人の方へ伝えておくことをお勧めします。
配達日数について
発送手続きがすんだら、最後に配達日数についても確認しましょう。
特定記録郵便の配達日数は、受取住所が差出人の都道府県から近い場合は翌日配送され、遠い場合は翌々日配送となります。
以下で具体的なお届け日数を調べられますのでご参考ください。
繰り返しになりますが、特定記録郵便は・土曜日、日曜日、祝日の配達は行いません。平日のみの配達となります。
急いで送りたい方や、休日に届けたい場合は別途オプションとして「速達」や「配達日指定」が必要となりますのでご注意ください。
特定記録郵便をお得に使う方法
さて最後に、特定記録郵便をお得に利用する方法をご紹介します。
「単割300」でお得に送付！
「単割300」とは、以下の条件を満たした際に、1通（個）当たりの料金が11円割引される郵便局のお得な制度です。一度に大量の書類を送る場合に活用すると便利です。
＜条件＞
・同一差出人から取り扱いが同一の郵便物またはゆうメール（心身障がい者用ゆうメールを含みます。）を同時に300通（個）以上差し出す
・料金別納（料金を現金等で支払うものに限ります。）、料金後納、料金計器別納のいずれかで料金を支払う
・バーコードにより郵便物等にお問い合わせ番号を表示する
・特定記録郵便物等の受領証等を作成する
※郵便物とゆうメール（心身障がい者用ゆうメールを含みます。）を合わせて300通（個）以上となる場合は、割引の対象とならない。
＜1通（個）当たりの割引額＞
11円
＜こんな時におすすめ＞
・会社の書類（請求書など）をたくさんの取引先に送付する場合
紙送付をなくして業務を効率化！
そもそも、コスト負担を気にする要因である紙での送付自体をなくす、という方法もございます。
特定記録郵便は便利なサービスではありますが、毎月請求書を発送する度に、封入作業をし、窓口へ出向むいて発送料金を支払うというのは、郵送コストや業務効率上の観点からみると良い方法とは言えないでしょう。
そのような場合におすすめしているのが、「電子契約サービス」です。電子契約サービスとは、電子化された文書へ電子署名を施す事によるインターネット上で行う契約行為のことです。「DX-Sign」なら、これまで紙で対応していた契約書の代わりに、電子契約書を利用しますので契約書を印刷、封入し、郵送代をかけて送る手間が省けます。
契約書に限らず、納品書や請求書も同じように送ることができます。
毎月の発送作業にお悩みの方は、この機会にぜひ検討されてみてはいかがでしょうか。
電子契約「DX-Sign」に関する詳しい資料は以下から無料でダウンロードできますので、まずはご参考ください。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
特定記録郵便は、差出人の出した郵便物の引受や配達状況を記録することができるサービスです。手渡しではなくポスト投函となる面や休日の配達がされないなどデメリットはあるものの、簡易書留と比べ低価格で発送することができますので状況に応じて使えば便利なサービスです。
しかし、発送作業や郵送コストがそれなりに必要な為、長期的な視点でみますと「電子契約サービス」の導入も検討されることをおすすめします。
今回の記事で、書類の送付方法についてご興味をお持ちになった方は以下コラムでもご紹介しておりますので合わせてご覧ください。
