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注文請書とは
注文請書は「ちゅうもんうけしょ」と読み、受注者側が発注を引き受ける意思を示す書類として発行されます。単に「請書（うけしょ）」と呼ばれることもございますが同義となります。
請負契約では主に、発注をしたい企業が問合せを行い、受注する側が見積書を発行する事から始まり、発注の意思が固まった段階で発注者側が発注書（注文書）を受注者側へ送付します。
この発注書に対応するレスポンスとして発行される書類が「注文請書」です。
受注者側が注文を承ったという意思とその発注内容を明示する事ができる為、請負契約において広く利用されるシーンが多い書類となります。
注文請書と注文書・契約書の違い
注文請書は受注する側が発行する書類です。対して注文書は発注する側が発行する書類です。この点で中も請書と注文書は大きく異なります。
では、「注文請書と注文書」の組み合わせと「契約書」についての違いはどうでしょうか。
注文書と注文請書は契約の成立に必要となる当事者の申込みと承諾の意思表示を示す書類となります。
その為、注文書と注文請書は一対になる事で契約書と同じく契約を成立させる書類として扱われます。
注文書と注文請書のみで取引を行うのは簡易的で便利です。正式な契約書のような手間暇はかからない利点はあるかと思います。
しかし、紛争時においては、契約書の形式でそれぞれの権利や義務を明示しておく方がより安全です。例えば取引において、商品に瑕疵があった場合、仕様や品質が合致しなかった場合など、様々なトラブルが想定されますが注文書と注文請書のみでは、その際の取り決めなどが漏れてしまう可能性があります。
その点で、契約書と同様に扱われる書類とはいえ、扱われる重みとして契約書とは違うといえます。
注文請書に記載すべき内容
発行日
注文請書に記載すべき内容の一つ目は「発行日」です。
これは文書の発行した日付となります。注文（申込み）があってから注文請書（承諾）という順番になりますので、注文書の発行日よりも前の日付で記載はできません。
注文請書へは、注文書に記載の日付と同日以降の後ろの日付で発行日を記載します。
発注者もしくは発注企業の名称
次に記載すべき内容は、「発注者」もしくは「発注企業の名称」です。
契約を成立させる書類として扱われますので、「誰が」という観点を明確にしておく必要がございます。
先に発行されている注文書に記載されている発注者情報が転記される事が多いかと思います。
受注者もしくは受注企業の名称
また受注者側の情報も当然必要となります。「受注者」もしくは「受注企業の名称」を注文請書へは記載いたします。
発注を承諾した受注側の担当者のお名前や企業の名称、住所と電話番号などを記載するようにしましょう。
契約内容・注文内容
取り引きの内容を明示する必要もございます。その為、「契約内容・注文内容」については具体的に明確にしておくようにしましょう。
どのような商品なのか、あるいはサービスなのか、内容に加えて単価や数量といった情報を具体的に記載します。そして、発注金額の合計については消費税額と税込価格も明示するようにしましょう。この発注金額の合計は後述します収入印紙の金額に影響いたします。
納期・納品方法・支払い条件などを明記する
次に大切なポイントとして、納期や納品方法、あるいは支払方法といった「条件」を記載しておくという点です。
契約書のように条項で細かく定める事は難しいかもしれませんが、トラブルを回避する為にも双方で合意した条件面の内容についても記載して確認できるようにする事をおすすめします。
よくあるケースとしては「備考欄」を設けて、「月末締め翌月末払い」「2022年〇月末日納品予定」等と記載されます。
注文請書に収入印紙が必要な場合
注文書と注文請書は一対で契約書と同じく扱われます。その為、請負契約における課税文書にあたりますので収入印紙が必要となる場合が多いです。
注文書と注文請書を書面で発行し、取り引き内容を明示するケースでは請負契約書と同様に収入印紙が必要となります。
しかし、例えばPDFなどによるメール等のデータ送信の場合など、電子化した場合は収入印紙が不要と判断されています。
この点は以下のコラムでも詳細ご案内しておりますので、宜しければご参照ください。
参照：電子契約によって収入印紙が不要になる理由。電子発行の仕組みを解説
注文請書に貼る収入印紙の金額
では、注文請書に収入印紙を貼る場合、金額はどのように定められているのでしょうか。
必要となる収入印紙の金額は印紙税法により定められております。
以下に契約金額ごとの収入印紙の金額の概要をまとめさせていただきます。
1万円未満の場合：非課税（収入印紙が不要となります。）
1万円以上～100万円：200円
100万円超～200万円：400円
200万円超～300万円：1,000円
300万円超～500万円：2,000円
500万円超～1,000万円：1万円
1,000万円超～5,000万円：2万円
契約金額が大きくなると収入印紙で必要になる金額も増え、コスト負担が大きくなります。
注文請書に消印が必要な場合
注文請書へ収入印紙を貼る場合、合わせて注意が必要なのが消印です。
消印は、印紙税を豊富した事を示すために収入印紙を再利用できないよう、収入印紙と請書へまたがるように押印するのが一般的です。この消印は、印鑑である必要はなく、ボールペン等でのサインでも構いませんが、消印を忘れた場合は、正しく印紙税を納付されたと見なされないため、過怠税の対象となる恐れがありますので忘れる事のないように注意しましょう。
なお、貼り忘れた場合は、税務調査前に自主申告し過怠税を軽減させる事ができますが、収入印紙を貼るのと消印をする事はセットにしておくのがお勧めです。
この収入印紙の消印（割印）につきましては、以下のコラムでもご案内しております。
参照：収入印紙の割印とは？間違いやすい部分や注意点を紹介
電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由
注文書と注文請書による契約行為は簡便で利用されるケースも比較的、多いパターンではないでしょうか。
しかし契約書類として課税文書となりますので収入印紙が必要となる場合もあり、手間もかかります。
そこでお勧めなのが電子契約サービスです。
電子契約サービスは、オンライン上で契約締結が行えるクラウドサービスです。PDFファイルをアップロードし、書面契約でいう記名押印にあたる電子署名を施す事で契約の真正性や法的効力を認めるサービスです。
中でもDX-Signなら、注文書と注文請書をテンプレートとして管理する事もできますので業務効率を大きく改善する事ができます。過去に取り交わした書類をインポートして一元管理する機能もノーマルプランで標準搭載、電子契約に必要な機能を驚きの低価格で導入いただけます。
現在、詳細な資料を無料でお送りさせていただいております。
注文書と注文請書の電子化、DX化、コスト削減のポイントなどもご案内いたしますので宜しければ以下より資料ご請求ください。
まとめ
注文書と対になって承諾の意思を示す書類「注文請書」についてご案内いたしました。
契約を成立させる書類としては扱われる頻度は多い書類かと思います。その分、電子化するメリットは大きく、電子契約サービスの導入による効果は得られやすいと考えます。
まずはお試し、という方へDX-Signでは完全無料で始められるプランもご用意いたしております。無料プランであっても、導入のポイントや業務効率化のポイントについてのご相談は承っておりますので、注文書と注文請書の電子化についてもお気軽にご相談お申し付けください。
