目次
電子契約とは
電子契約とは契約締結の方法のひとつで、インターネット上で手続きを進める締結方法を指します。
契約締結とは、当事者全員が契約内容へ合意形成する手続きの事を意味します。
契約締結の主な方法は、書面による「書面契約」と今回ご紹介する「電子契約」に分かれます。
口頭での「口頭契約（いわゆる口約束）」も契約締結の方法のひとつではありますが、契約した内容に関する証拠が残らず、後々紛争へつながる恐れもあるため、特に重要な契約であれば書面契約か電子契約によって手続きされるケースがほとんどです。
一方で、契約締結の手続きは契約内容の審査や交渉、契約書面の内容確認、書面への合意形成の手続きと、関わる人も多く手続きの工数も様々です。
電子契約は、オンライン上で手続きが完結いたしますので、業務効率化を進めるには電子契約での締結がおすすめです。
電子契約と書面契約の違い
では、電子契約と書面契約の違いについて整理しておきましょう。
電子契約と書面契約の大きな違いは、どのように証拠力を認めるかという法的な観点と、どのように締結を行うのかという業務的な観点のふたつがあげられます。
法的な観点としては、書面での契約の場合は契約書面への「押印」が証拠力として認められていますが、電子契約では、押印に代わるものとして「電子署名」によって証拠力が認められます。
電子契約で締結したPDF文書へは電子署名が施されます。
この電子署名が施されたファイルそのものが、押印された書面と同様に、証拠書類として利用される事となります。
電子契約と書面契約の業務的な観点での違いは、プロセスに必要となる工数です。
書面契約では、印刷して製本し、印紙を貼付けて、双方が押印をするために郵送したりと、必要となる工数が非常に多くございます。
電子契約では、電子ファイルでオンライン上で締結を進めますので。印刷や製本の必要はありません。
また課税文書に当たらないため印紙も不要となります。
何より、双方が押印をしたり郵送でやり取りをしたりする必要もなくなります。
電子契約は、オンライン上に書類をアップロードし、電子署名を施すのみで契約締結が完結しますので、とてもシンプルな工数で手続きを済ませることができます。
電子契約と書面契約の違いは以下コラムでもご紹介しております。合わせてご覧下さい。
電子文書の法的効果
電子契約における証拠力として電子署名が大切な役割である事をご紹介いたしました。
ここで、電子文書における法的効果について、少し詳しく確認しておきましょう。
電子文書に施された電子署名の機能は、「本人性」と「非改ざん性」の二つを証明する事がです。
本人性とは、電子文書へ施した電子署名が契約当事者本人のものである事を意味します。
非改ざん性とは、締結された電子文書に改ざんが加えられていないことを意味します。
電子文書へ電子署名が施される事で、本人性と非改ざん性を証明する事が可能となりますので、その契約書面が真正に成立したものであると認められることが電子署名法によって定められてます。
本人性の証明
書面契約では、紙に残る印影や筆跡によって本人を証明していく事ができますが、電子文書へは押印をする事ができません。
そこで電子契約では、電子署名を施し、その署名を第三者機関が発行する電子証明書によって本人性が照明できるようにしております。
電子証明書は書面での契約手続きにおける印鑑証明書のようなもので、その署名が誰のものであるかを第三者機関により証明する役割を持っています。
非改ざん性の証明
書面での契約の場合には、製本や割印がある事で改ざんを防止する事ができますが、電子文書の場合には改ざんされても証拠が残りにくいです。
そこで電子署名を施し、電子署名が施された日時以降に改ざんが加わった場合に検知する機能も電子署名には備わっています。
改ざんを検知する事は即ち、改ざんされていない状態を証明する事にもつながりますので、電子署名によって非改ざん性を証明する事ができます。
電子署名とは
このように電子文書の法的効果を認める上で欠かすことの出来ない電子署名ですが、その言葉から、タブレットへのサイン等をイメージされる方もいらっしゃるかもしれません。
電子署名とは、電子ファイルへ施す電磁的な記録の事であって、その要件は法律で定められております。
タブレット等へサインを行う事を電子サインと言って区別しますが、電子署名は電子サインのひとつの形式であり、より厳格にその要件が定められている点に大きな違いがございます。
電子証明書とは
書面への押印に使う印鑑も、より重要な契約の場合には実印が用いられます。
実印は印鑑登録をする事で印鑑証明書が発行され、押された印影を照合する事で印鑑の持ち主（本人）を証明する事が可能です。
電子証明書とは、この書面での手続きにおける印鑑証明書に相当するものであり、本人確認の手段やデータの改ざん防止のうえで用いられる電子的な身分証明書の役割を果たしております。
タイムスタンプとは
電子契約で締結した電子ファイルへは電子署名と合わせてタイムスタンプも施されます。
タイムスタンプは第三者機関の時刻認証局によって発行されるもので、発行された日時と発行されて移行の非改ざん性を証明する機能がございます。
契約の手続きでは、いつ手続きを終えたのかという観点は大切な要素ですが、タイムスタンプがある事で、契約当事者の合意形成が終わり、契約書面への手続きが済んだ日時を、第三者機関によって証明する事ができるようになっております。
電子署名の仕組みとは
それでは、電子署名の仕組みについても確認しておきましょう。
公開鍵暗号方式による暗号化処理
電子署名の技術を支えているのは公開鍵暗号方式による暗号化処理です。
公開鍵暗号方式とは、暗号化と復号の2つの鍵を使用しる暗号化技術のひとつです。
言葉は難しく感じるかもしれませんが、PDFファイルへ鍵をかける（暗号化）のと鍵を開ける（復号）のを2つの鍵を使って行っているものとイメージいただければと思います。
暗号化に用いられる鍵は秘密鍵と呼ばれ、所有者によって管理されるものです。
復号に用いられるのは公開鍵と呼ばれ、公開して誰でも利用することができるものです。
秘密鍵と公開鍵は対になっており、ひとつの秘密鍵には対応するひとつの公開鍵が存在します。
秘密鍵は所有者によって管理されるものですので、秘密鍵で鍵をかける事は即ち、その所有者による署名であるという本人性を証明する事ができる仕組みとなっております。
ハッシュ値の比較
ハッシュ値とはハッシュ関数を用いて出力される値で、データに対し決まった長さで出力される値のことを言います。
ハッシュ値の性質として、データが少しでも異なる場合は、ハッシュ関数にて返される値（ハッシュ値）も異なるという点がございます。
このハッシュ値の違いを比較する事で、そのデータが同一のものであるかを検証する事ができます。
電子署名による非改ざん性証明には、このハッシュ値を用いた方法が使われており、電子文書をハッシュ値に変換し比較する事で、改ざんが加えられていないかを検証する事ができるようになっております。
電子署名には２つのタイプがある
電子契約の電子署名には「当事者型」と「立会人型」という二つの署名タイプがございます。
したがって電子契約を導入する際には、必ずどちらの署名タイプなのか確認しておきましょう。
また意外に見落としがちなのですが、そもそも電子署名がきちんと機能しているサービスなのかも重要な確認ポイントです。
といいますのも、電子契約サービスとしながらも電子署名が使えないサービスや、電子署名を使えても電子署名法には準拠していないサービスもあるからです。
以上の点を踏まえ、電子契約サービスの導入においては、電子署名についても詳しく確認しておくのもおすすめしております。
当事者型
当事者型の電子署名は、契約をする当事者双方が第三者機関である電子認証局より電子証明書を発行し電子署名をします。
自社のみではなく相手先にも電子証明書を発行いただく必要がございますが厳格な本人性と信用性が担保される電子署名タイプです。
立会人型
一方、立会人型の電子署名は、契約の当事者ではない第三者が、契約当事者の指示のもとで電子署名を付与する電子署名タイプです。
クラウド上にアップロードされたファイルに対し、メール認証で電子署名を行う事ができます。契約当事者双方は電子証明書を個別に発行する必要がなく手間やコストがかかりません。
利用開始がしやすく安価で進められる電子契約のタイプで様々な業種、業態の企業様で導入いただいております。
DX-Signは立会人型の署名タイプとなっており、電子署名用証明書と署名サービスにサイバートラストの「iTrust」を採用しております。「iTrust リモート署名サービス」は、電子署名を利用する電子契約サービスの信頼性を確保するため、「JIPDEC トラステッド・サービス登録（リモート署名）」の厳格な基準による審査によって運用されているセキュリティ面でも信頼できるトラストサービスです。
電子契約のメリットとは
電子契約では、紙での契約と異なり契約書の印刷や製本、相手先への郵送などの作業を省くことができます。よって契約業務に関わる業務効率が改善され業務コスト改善につなげる事ができます。また電子契約では印紙も不要になりますので、契約内容によっては高額な印紙代が発生しているケースもございますが、印紙代を削減できるメリットも大きな特徴です。
さらに、契約手続きの内容が可視化された状態で管理できますので、更新漏れの防止や解約時の検索強化などコンプライアンを強化できる面もメリットとしてあげられます。
業務効率化
紙の契約での業務プロセスは、契約書面への合意から始まり、印刷し製本し印紙を貼って押印し、郵送の場合には封入をして宛名などを記載し送付します。
対して電子契約の場合においては、合意された契約書面をPDFでアップロードし、電子署名を行い、相手先へは電子メールの送信により契約締結を進める事ができます。
また、管理面でもリストを作成したりファイリングしたり事務所の書棚ごとに保管したりといった手間もなく、書類ごとの情報入力のみでサーバーで保管する事が可能となります。
コスト削減
電子契約は印紙税の課税対象とはなりませんので印紙代を削減する事ができます。またクラウド上ですべて完結する事ができますのレターパックなどの郵送代や、そもそもの印刷代やインク代といった諸経費も削減する事ができます。業務効率化により関わる人員の業務時間短縮によるオペレーションコスト削減にもつながります。
コンプライアンスの強化
電子契約により合意締結された書類はクラウドサーバー上で管理され、所定の検索機能により管理する事が可能となります。契約の更新漏れであったり、そもそも締結が完了していなかった、といった事態を防ぐ事ができます。
電子契約サービス「DX-Sign」ならグループ管理機能やキャビネット機能、メンバーへの閲覧権限の管理もNormalプランで実装されていますので社内の運用に合わせたリスクマネジメントが可能となります。
署名状況が分かりやすい
電子契約を使うと管理画面上で署名状況を確認できるのも便利です。
例えば、締結がスムーズにいかない契約書があった場合、管理画面を確認し、誰が署名を止めているのかが一目で分かります。リマインド機能を使えば、該当者へ直接催促することができるので紙の契約よりも締結までのスピードを速めることができます。
特に建設業などでは、締結するまで着手できない状況も多々ございますので、締結の状況を画面一つでかんたんに確認できるのは大きなメリットといえるでしょう。
電子契約のデメリットとは
電子契約によるデメリットとしては、運用のコストと契約相手先側での対応がございます。
運用のコスト
まず運用のコストですが、一般的な電子契約サービスの場合、月額の固定費用と契約送信1件ごとに発生する変動費用が主なコストとなります。例えばDX-Signの場合はNormalプラン利用時には月額8,800円（税込）と契約1件220円（税込）の費用が発生いたします。
月間での送信件数がほとんどない場合などは固定費用が割高になってしまいます。
想定される件数が常に5件未満で組織上、グループ管理などの必要性がないのであれば、Freeプランをおすすめしております。Freeプランはユーザーが1名に限定され送信も5件までとはなりますが無料でご利用いただく事が可能です。
相手側への配慮が必要
契約行為には相手先が存在します。電子契約においては相手先から電子契約への理解が得られるか、という点もひとつの問題となります。電子契約を未導入という企業も少なくありません。未導入の場合には電子契約での締結になる旨の理解と、契約書面に対しては電子上での締結と電子ファイルの保存を明記しておいたり、クラウド上での電子契約の受け取り方や合意の仕方についてご案内が必要となります。
DX-Signでは、ご導入後のお客様や契約書を受信される相手先様に向けたガイドやサポートを無料で提供しております。
詳しくはお問い合わせください。
対応できない書類もある
近年ではデジタル化の波に伴い法律も改正され、ほとんどの書類が電子化されていますが、中には法律の改正後も電子化できない書類がございます。
また、電子化はできても相手側の許可や希望が必要な書面もございます。詳しくはこちらをご覧ください。
電子契約に関連する法律
電子署名法
「電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）」は、電子署名を紙の署名や「押印」と同じ法的な効果を持つと認める規定です。 民間の訴訟に関する法律の一部では、文書が本人やその代理人からの「署名もしくは押印」を含む場合、文書の真実性が認められると明記されています。電子署名法では、電子契約等でも同じ効果を持たせることを目指し、特定の条件下での電子署名が行われた情報を、正当なものと認めると規定しています。
参考）e-Gov|電子署名法：https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=412AC0000000102電子帳簿保存法
「電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）」は、税金の申告に関連する文書のデジタル保存を許可する規定です。
この法律は、税務関連のドキュメントの保管に関して、事業者の負荷を減らす目的で制定されました。
ただ、データ形式での保管が無条件で認められるわけではなく、特定の要件が設定されています。企業の関係者はこの法律を注意深く確認し、デジタル保存の手順を把握することが求められます。
デジタル改革関連法
デジタル改革関連法とは、デジタル変革を推進する目的で制定された法律の数々の通称です。
法律の中でも、「デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律」は契約書の電子化に重要な役割を果たしており、48の法律修正をまとめていることで、押印の必要性の見直しや文書の電子配布が可能となるなど、多岐にわたる分野でのデジタル移行を推進しています。 たとえば、以前は不動産取引の契約書は紙の形での提供が義務づけられていましたが、この法律の施行により、電子契約も認められるようになりました。
e-文書法
「e-文書法」は、従来紙での保管が要求されていた文書に関して、特定の条件を満たしたデジタルストレージが許可される法律です。
たとえば、税務に関連する資料や、株主総会や取締役会の議事録といった、法律で保管が義務づけられている「法定保存文書」があります。この法律の導入により、紙の形式だけでなく、デジタルデータとしても保存できるようになり、事業運営がスムーズに行えるようになりました。
この「e-文書法」は、「e-文書通則法（民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律）」と「e-文書整備法（民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律）」の総称として用いられます。
通則法では、デジタル記録の保存に関する基本的な事項が規定されているのに対し、整備法では文書ごとの特定のルールが設けられています。
電子契約サービス導入のポイント
業務効率とコスト削減のために電子契約サービスを導入しようとする企業や自治体が増えております。
しかしながら、数多くある電子契約サービスの中からどのようなポイントを抑えて導入するサービスを選定すべきかは悩ましいところかと思います。
ここでは、大きく4つのポイントに絞って、電子契約サービスを導入する際に抑えておくべき点について解説いたします。
導入の目的を明確に
まずは目的を明確にしておく必要があります。
業務効率化を目的にするのであれば現状のフローと電子契約サービスを導入することによって解消する部分をしっかり確認しておく必要がございます。
コスト削減を目的にする場合は、サービスの導入費用や追加のオプション費用や従量課金で、結果としてコスト増になった、という事がないようにシミュレーションしておく必要がございます。
また目的を明確にしておくことで、導入の効果検証も行いやすくなりますので、導入の目的は明確にしておくと良いでしょう。
関連して、どのような契約書や文書から電子化するべきかも議論しておくのもおすすめいたします。
いざ導入して運用しようとしても、事前に社内の運用の定着や契約相手先の理解を求める必要がございます。
その為、すべての書類をいきなり対応しようとするのではなく、部分的な書類から始めて徐々に広げていく、という方が電子契約の運用定着が進みやすいケースが多いです。
目的を果たす機能があるか
目的が明確になると、どのような機能が必要かも鮮明になって参ります。
契約書を相手先へ送付する前の社内の承認フローや、締結後の文書管理など、自社に合わせて様々な機能が必要になって参ります。
必要となる機能を一覧化しながら、必要な機能を使えるサービスと使う場合の費用をまとめると比較しやすくなるでしょう。
コストは適正か
次にコスト面です。
導入費用・月額費用・オプション費用・従量制費用などが確認し比較するうえで大切なポイントです。
当然、安い方が良いかもしれませんが、使える機能が不足していたり、電子署名法などの法律に準拠していないサービスもあったりしますので注意が必要です。
目的を果たす機能が使えて、法的にも安心できるサービスを前提に、価格面を比較していくと良いでしょう。
無料で試せるか
以上のポイントを抑えたとしても、実際の操作感も大切になってきます。
業務効率化を進めるにはシンプルでわかりやすい電子契約サービスの方が断然おすすめです。
複雑な設計が必要であったり、そもそも使いにくい、ということがないように、まずは無料で試せるサービスで試用してみましょう。
確認の仕方としましては、料金体系が複雑でわかりにくいサービスは、利用する画面も複雑でわかりにくい傾向はあったりします。
料金体系がシンプルでわかりやすいかという点も、無料で試せるサービスかどうかと合わせて確認してみるのもおすすめです。
おすすめな電子契約サービスのご紹介
では電子契約を利用するにあたっておすすめのサービスをご紹介いたします。
DX-Sign
シンプルで使いやすく、充実機能のすべてを低価格で利用できる電子契約サービスが「DX-Sign」です。
電子契約に必要な基本機能に加え、組織やメンバーの管理、セキュリティ対策などの充実機能がすべて詰まったオールインワンのサービスです。
自社開発組織による機能のアップデートや、専任スタッフによるアドバイスが常に得られるのも好評いただいているポイントです。
クラウドサイン
広告や宣伝、テレビCMなどで知名度の高いサービスがクラウドサインです。
料金は高めですが知名度の高いところを選びたいという方にはおすすめのサービスです
GMOサイン
当事者型の電子署名も使う事のできるのがGMOサインです。
GMOサインはクラウド・ホスティング事業やセキュリティ事業を手掛けるGMOインターネットグループによって提供されているサービスで、電子認証局とも直接連携している点が特徴です。
ジンジャーサイン
プランごとに用意された様々なサポートが魅力なのがジンジャーサインです。
自社にあったサポートを確認した上でプランを検討する事ができます。
充実したサポートが必要な場合にはベーシックプランがおすすめです。
電子契約サービス『Dx-Sign』がお勧めな理由
電子契約サービスの導入と運用にあたっては、求めるものを明確にしてその要望に沿ったサービスを選ぶ事が大切となります。
最後に、実際にお客様から寄せられた代表的なご要望をもとに、DX-Signをお勧めする理由をご紹介させていただきます。
①費用を安く抑えられる
新規での導入はもちろん、他社からのお乗り換えの際に導入コストを気にされるお客様は多くいらっしゃいます。DX-Signでは、導入費用は一切いただきません。Normalプランなら、月額8,800円で、充実した機能をお使いいただけます。詳しくはこちらのページをご参考ください。
→料金・プラン②アップグレードせずとも機能が充実している
一見安く思えても、本当に必要な機能を使うにはアップグレードをしなければならず、結局コストがかかってしまうというお声もよく聞きます。DX-Signなら、標準のNormalプランでもグループでの管理や書類のインポートや検索など、充実した機能を利用する事が可能です。
これらの機能を利用する事で2022年1月に改正が施行された電子帳簿保存法への対応が可能になったりガバナンス強化へつなげたりと、様々な目的に沿った運用が実現できます。
詳しくはこちらのページをご参考ください。
③導入後のサポートが充実している
導入後、契約の相手先様に使い方をどう説明したらよいか分からないというお声もよくいただきます。DX-Signでは、利用されるご本人様に対してはもちろん、契約の相手先様へのサポートも無料で行っております。当社から相手先様への使い方のご説明をさせていただきますので、安心してご活用ください。
詳しくはこちらのページをご参考ください。
④操作が簡単
導入後、一人で使いこなせるか不安というお客様もいらっしゃいます。DX-Signでは、新規で導入する方だけでなくこれまで電子契約を利用していた方にも抵抗なくお使いいただけるよう、使いやすさにこだわりました。
ご利用いただいている企業様からは、シンプルなデザインで圧倒的に使いやすいと評判をいただいております。
無料でお試しいただけるプランをご用意しておりますので、まずは操作性をお試しいただければと思います。
⑤セキュリティが安心
契約書の締結は、重要な内容を扱うことになりますので、セキュリティ面を心配されるお客様も少なくありません。DX-Signでは、iTrust リモート署名サービス」が電子署名を利用する電子契約サービスの信頼性を確保するため、「JIPDEC トラステッド・サービス登録（リモート署名）」の厳格な基準による審査によって運用されており、セキュリティ面でも信頼いただけます。
セキュリティーに関しての詳しい説明はコチラの資料からご覧いただけます。
⑥まずは無料で試せる
いきなり有料を使うのは不安だから、まずは完全無料で操作性を確かめたいというお客様も多くいらっしゃいます。DX-Signでは、完全無料でお試しいただけるFreeプランをご用意しております。
そして今なら、充実機能がそろったNormalプランを月額無料でお試しいただけるキャンペーンを期間限定で実施中です。
まずは無料で操作性を確認したい方はFreeプラン、より充実した機能をお試ししたい方はNormalプラン、と自社に合わせた運用を試しながら始める事ができます。
Normalプランをお得に試せるキャンペーンの情報は以下からご確認下さい。
電子契約を広く知り、自社にあった選択を！
いかがでしたでしょうか。電子契約は紙での契約業務に比べて、業務効率化やコストの削減にメリットを打ち出す事ができます。
DXの入口として導入いただく企業様も多いです。自社の目的にあった機能を、より低コストで利用できれば、導入効果を一層高める事ができます。
電子帳簿保存法が改正される事もあって増々注目が高まる電子契約。そんな電子契約ですが、たくさんあってどれを選べばよいか分からないというお声をよく聞きます。まずはどのようなサービスがあるか知ることから始めましょう。
おすすめの電子契約を比較した資料をご紹介した資料をご用意しておりますので、ご興味のある方は以下よりお気軽にダウンロードして下さい。
