DX-Signの文書管理機能について

はじめに

いつも電子契約サービス「DX-Sign」をご利用いただき誠にありがとうございます。

このページでは、ご利用中のお客様がDX-Signを最大限にご活用いただけるよう、

DX-Signの特徴的な機能の一つである「文書管理機能」についてご紹介いたします。

文書管理は、近年法改正がされたことにより注目が集まる「電子帳簿保存法(電帳法)」にも関連する重要な機能です。

ぜひご一読いただき、日頃の契約業務にお役立てください。

電子帳簿保存法の改正って？

文書管理機能の重要性を抑える上で大事なのが、電子帳簿保存法（以下、電帳法）の改正です。

まず電帳法を簡単にまとめると、主に国税関係の帳簿や書類を電磁的記録で保存する際に守らなければならないことをまとめた法律のことで、3つの保存区分に沿って該当の書類を保存するよう定められております（「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」）。

2021年に内容が大きく改正され、翌2022年に施行されました。その改正の中で注目を集めたのが、「電子取引」の項目です。「電子取引」とは、メールやインターネット等の電子的方法で取引した情報を電子データで保存することを指します。以下に改正の中で特に重要な内容を2つご紹介します。

①書面での保存が廃止　対象：「電子取引」

例えば以前は、メールで受け取った請求書(PDF)などを保存する際は、書面での保存も認められていたのですが、改正により書面保存は2022年1月1日から2年間までと制限がつきました。つまり2024年1月1日からは紙での保存は不可となり、電子データでの保存が義務付けられるのです。ここが改正における特に重要なポイントといえます。

②検索要件の緩和　対象：「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」

逆に緩和されたのが検索要件です。以前は税務調査の関係上、帳簿や書類をデータ保存する際は何かあった際にすぐ取り出せるよう、細かい検索項目の下での保存が義務づけられていたのですが、改正に伴い、「取引年月日、金額、取引先」のみがすぐわかるように保存されていればよいこととなりました。

なぜ文書管理機能が必要なの？

主な改正内容を2つご紹介させていただきました。ではなぜこの改正に伴い文書管理機能が必要なのでしょうか。

理由としては、①の改正で電子データの保存が義務化したことにより、そのデータを保存する環境を整えておく必要があるからです。書面での保存は期限付きとなりますので、直前になって焦らないためにもクラウド上で管理できる「文書管理機能」がついたツールを早めに準備したいところです。

そして、その際のツールの選び方ですが、②の改正にもあるように3つの検索要件で保存ができるかどうかが重要です。皆様がお使いのDX-Signは、この要件にそろえた「文書管理機能」が搭載されておりますので、そのまま安心してご利用ください。

DX-Signの文書管理機能でできること

DX-Signの文書管理機能についてご紹介します。

1.多彩な検索項目

2.文書一覧表示のカスタマイズ

3.CSVでの出力

DX-Signの文書管理機能を活用し、
日頃から電帳法を意識した保存を心がけましょう！

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